Важные моменты, о которых стоит помнить финансовому менеджеру.

В своей карьере я много работал с управлением дебиторской задолженностью покупателей. И хотел бы поделиться с вами опытом в этом деле.

Дебиторская задолженность покупателей – показатель, который почти полностью зависит от работы финансового менеджера. Задачей финансового менеджера является организация правил и процедур по работе с покупателями для достижения целевых показателей по размеру дебиторской задолженности.

Итак, важные моменты, о которых стоит помнить:

Регулирование дебиторской задолженности начинается с момента заключения сделки.

Финансовый менеджер должен определить порядок расчетов по договору, то есть размер предоплаты, сроки оплаты, моменты возникновения обязательств. Поступления от покупателя должны покрывать прямые затраты на продукцию.

Нельзя продавать изделие за 40% предоплаты, если прямые затраты на него составляют 60%. Установите аванс в размере 60% от цены, и вы сможете обосновать контрагенту, почему вы установили именно этот процент авансирования: чтобы купить комплектующие и материалы, а также оплатить заработную плату и страховые взносы производственным рабочим.

Конечно, если есть возможность установить бОльший размер предоплаты – пользуйтесь этим. Но в ситуации борьбы за покупателя и вынужденных уступок аргумент про покрытие авансом прямых расходов – очень хорош при заключении сделки.

О предоплате в договоре

Если вы согласились дать предоплату покупателю, пропишите в договоре, что окончательный расчет покупатель оплачивает после получения извещения о готовности к отгрузке.

Извещение о готовности – это документ, которым фирма-производитель сообщает фирме-покупателю, что продукция готова (или будет готова в определенный срок) к отгрузке. То есть ваша фирма не отгрузит продукцию до тех пор, пока не получит деньги от покупателя.

Да, вы изготовили продукцию частично за свой счет, но зато вы застрахованы от просрочки оплаты в будущем, да и цикл оборота капитала вы сокращаете на максимально возможный срок. Фактически, по бухгалтерскому учету вся операция будет проходить как отгрузка после получения 100% оплаты. А это очень хороший показатель для отчета Совету директоров.

Обязательно закрепляйте в договоре начало работ

Если вы работаете в сфере, где контракты заключаются на изготовление единичной дорогой продукции (судостроение, самолетостроение, станкостроение и пр.), то прописывайте в контрактах, что ваша фирма приступает к изготовлению только после получения аванса в предусмотренном договором размере.

Момент получения аванса в размере, определенном договором, должен быть прописан в графике изготовления продукции как момент начала изготовления продукции. Это застрахует вас от обязанности изготавливать продукцию за свой счет.

Разработайте в ERP-системе или системе бухгалтерского учета модуль учета поступлений денежных средств по договорам.

Когда фирма заключает много договоров с различным порядком финансирования, то такой модуль позволит держать руку на пульсе и в автоматическом режиме планировать поступления денежных средств и импортировать эти данные в модуль платежного календаря и бюджета движения денежных средств.

Excel рано или поздно вас подведет, не откладывайте это дело в долгий ящик.

Поступления денежных средств – это KPI

Поступления денежных средств – это KPI для менеджеров по продажам или центров ответственности по исполнению договоров.

Если в договоре написано, что в будущем месяце должно быть поступление денежных средств, то оно должно произойти. Если этого не происходит, зарплата ответственных товарищей становится поменьше.

Существенная часть неоплат по контрактам – это не злостное неисполнение покупателями своих обязательств по оплате, а недоработка менеджеров по продажам или центров ведения контрактов.

Доработайте учет дебиторки

Доработайте учет дебиторской задолженности так, чтобы фиксировался срок возникновения задолженности. Во многих системах бухгалтерского учета не настроена функция отображения срока возникновения дебиторки.

Настройте ее, и все злобные нарушители будут у вас всегда на контроле, и вы сможете строить грамотные отчеты по работе с дебиторкой не вручную, а автоматически, что сэкономит трудозатраты и время.

Не верьте “завтракам”

Если срок просрочки наступил, и вы понимаете, что покупатель кормит вас завтраками, то пишите претензию, не верьте, если покупатель хотя бы один раз нарушил обещание по оплате.

Конечно, претензию будете писать не вы, а юрист. Сделайте так, чтобы система финансового учета автоматически сигнализировала юристу фирмы, когда пора писать претензию, а когда стоит подавать в суд.

Узнай все нюансы управления финансами компании на программе «Финансовый менеджер» от SF Education!

Автор: Онищенко Павел, финансовый директор SF Education