Аутсорсинг бухгалтерских услуг: что это

В бизнесе, будь то небольшой стартап или крупная компания, есть немало процессов, о которых думать просто не хочется, слишком уж скучно. Но без них не обойтись. По крайней мере, если не хочется получить проблемы с контролирующими органами. Один из таких процессов – бухгалтерский учет. Расчеты, отчеты, платежные документы, 1С… По большому счету, работники организации вспоминают о бухгалтерии только перед начислением зарплаты, а руководители не слишком вникают в ее работу – до тех пор, пока строгие люди после аудита не заблокируют счета.

Но работа бухгалтера слишком важна, чтобы относиться к ней пренебрежительно. И если владелец бизнеса не хочет усложнять себе жизнь поисками квалифицированного, инициативного, универсального специалиста, он принимает решение об аутсорсинге. Это во многих случаях удачное решение, хотя не без исключений. Аутсорсинг бухгалтерских услуг – что это, его преимущества и недостатки, кому подходят такие услуги, а кому противопоказаны – разбираем в статье.

Что такое бухгалтерский аутсорсинг

Под бухгалтерским аутсорсингом понимают делегирование задач по ведению учета и отчетности сторонним специалистам. То есть, можно не нанимать в штат бухгалтера, а заключить договор с компанией или одним специалистом, которые и будут заниматься бухгалтерией вашей организации. У такого решения есть свои нюансы, плюсы и минусы, поэтому, прежде чем доверить ведение бухгалтерии сторонней компании, нужно взвесить все «за» и «против». 

Впрочем, услугами сторонних бухгалтерских компаний или отдельных специалистов давно пользуется больше 60% российских предприятий, в Европе этот показатель достигает 86%, а в США – 92%. То есть, достоинства у такого сотрудничества есть, ведь бизнес не терпит лишних, бессмысленных трат.  

Виды услуг

Передача учетной функции бухгалтерской организации может быть полной или частичной. Всего выделяют четыре варианта сотрудничества.

Полный аутсорсинг

Подходит тем владельцам бизнеса, которые нуждаются не просто в бухгалтере, а в целом отделе, но не хотят заниматься поиском специалистов, организацией их работы в компании. В этом случае бухгалтерская фирма берет на себя все функции:

• ведение бухгалтерского и налогового учета;
• формирование, сбор первичной документации;
• работа с платежками;
• расчет зарплаты;
• сдача отчетности;
• работа с управленческой отчетностью;
• доработка учетной системы или ее смена;
• интеграция различных учетных систем друг с другом;
• электронный документооборот;
• работа с 1С;
• юридическое сопровождение;
• налоговая оптимизация;
• другие услуги.

При полном аутсорсинге вы получаете все бухгалтерские услуги, которые вам нужны. И не думаете об их качестве – если, конечно же, работаете с профессиональной компанией, которая дорожит своей репутацией. Решение о таком сотрудничестве принимает генеральный директор, финансовый директор, или же, владелец бизнеса, если это ИП.

Выборочный аутсорсинг

При этой форме сотрудничества бухгалтерской фирме делегируют часть рутинных функций, которые отнимают время. Это может быть расчет зарплаты, работа с первичными документами, арендными платежами или учет кассовых операций.

Или это сложные, высокорисковые процессы, и в этом случае работа с профессиональной фирмой становится своеобразной подстраховкой. Какие именно процессы доверить сторонним специалистам, обычно решает главный бухгалтер. Необходимость в таком решении возникает, если количество работы требует расширения штата, но для этого нет возможности или желания.

Управление бухгалтерией

В этом случае, наоборот, штат бухгалтерии занимается всеми рутинными операциями, а сторонняя компания осуществляет все функции главного бухгалтера. И это распространенный вариант, так как штатному главбуху обычно не хватает времени контролировать работу отдела, так как своей работы хватает, а если главбух увольняется – это может быть настоящей катастрофой для компании. Выбирая аутсорсинг, бизнес получает грамотное, четкое управление, правильную и детальную формализацию работы отдела, что упрощает, делает понятными и «автоматизированными» все процессы. 

Консультирование

Это может быть разовая услуга или постоянная поддержка. При такой форме сотрудничества аутсорсинговая компания не занимается рутинными задачами или управлением, но консультирует по различным вопросам или оказывают экспресс-помощь в экстренных ситуациях. Хороший вариант, например, если сроки горят, а ваш бухгалтер не успевает подготовить все отчеты.

Аутсорсинг или штатный бухгалтер

Это сложный вопрос, так как у обоих вариантов есть свои плюсы и минусы. В каких случаях компании и организации приходят к аутсорсингу бухгалтерских услуг? Вариантов много:

• Штатный сотрудник вдруг уволился или серьезно заболел, или не может работать, а сроки сдачи отчетов «поджимают», да и ведение дел затормаживается. Проблему нужно решить срочно, но все прекрасно понимают, сколько времени нужно потратить на поиск квалифицированного специалиста, введение его в курс дел, а зачастую, и обучение.
• Бухгалтерия не справилась с задачами, и надзорные органы наложили на компанию штраф или вообще заблокировали счета. Мало кто рискнет заново набирать штат, потому что всегда есть риск нанять на работу столь же неквалифицированных или безответственных работников.
• Штатный работник попался на мошенничестве. Где гарантия, что следующий не будет таким же? Да, снаряд дважды не попадает в одно место, но рисковать никому не хочется.
• Штатный бухгалтер инертен, не внедряет новые методы и инструменты, ему не хватает опыта или знаний, работа ведется формально. Такой специалист не способствует развитию бизнеса, а найти более профессионального сложно.
• Нужна независимость бухгалтерии, чтобы исключить вероятность ее «сотрудничества» с отдельными учредителями предприятия или наемными менеджерами.
• Не хочется тратить время и силы на какие-то процессы, которые не касаются развития бизнеса, искать специалистов, контролировать их, обучать, внедрять в компанию современные методики и технологии.

В то же время, есть ряд ситуаций, когда аутсорсинг категорически не подходит организации. В первую очередь, это те фирмы, руководители которых склонны к контролю всех процессов, предпочитают выдавать устные распоряжения лично, ставить задачи спонтанно. 

Естественно, если в компании практикуются «серые» схемы в отчетности, аутсорсинг невозможен.

Во всем остальном аутсорсинг – прекрасное решение, особенно, для малого бизнеса, ИП, стартапов, хотя и в крупных организациях часто заказывают услуги бухгалтерских фирм, просто для упрощения учета и сокращения издержек.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг

Рассмотрим подробно все плюсы этого решения:

1. Учетом, отчетностью и другими процессами занимаются профессионалы, у каждого из которых есть своя задача. В результате все заняты строго своим делом, никто не разрывается между десятками «очень важных и срочных задач». Меньше суеты, больше четкости и внимательности, меньше ошибок и упущений. 
2. Не нужно беспокоиться о замене сотрудника в случае болезни или увольнения. Все это – проблемы бухгалтерского аутсорсера, а не ваши. 
3. Клиент сам выбирает, какие услуги ему нужны, платит только за выполненные задачи, а не за полный рабочий день.
4. Нет расходов на содержание штата – минус зарплаты, взносы, налоги, отпускные, выходные пособия, повышение квалификации, оборудование рабочих мест, покупка специализированного ПО и его обслуживание.
5. В аутсорсинговых фирмах работают грамотные, квалифицированные сотрудники, и их отбор довольно строгий. 
6. Солидные фирмы отвечают за качество своих услуг финансово.
7. Нет зависимости от штатных сотрудников.
8. Не нужно дорогостоящее внедрение технологических решений для оптимизации и автоматизации процессов.
9. Аутсорсера можно быстро и без рисков сменить, если не устраивает качество услуг.

Еще один плюс – возможность профессионального роста собственных сотрудников. Например, ваш бухгалтер может пройти курс обучения и стать главным бухгалтером, а благодаря аутсорсингу не придется расширять штат. Или главный бухгалтер может вырасти до финансового аналитика, финансового директора, но не придется переживать на счет ведения отчетности.

А пройти обучение сотрудники могут в онлайн университете SF Education. Мы предлагаем большой выбор программ:

• Финансовый аналитик;
• Mini-MBA
• Финансовый директор;
• Главный бухгалтер;
• Финансовое моделирование;
• Инвестиционный аналитик, инвестиционный советник.

Недостатки аутсорсинга

Но не обходится и без минусов. В первую очередь, это возможные ошибки, так как человеческий фактор никто не отменял. Но страхование рисков помогает снизить издержки – эта опция должна быть прописана в договоре. Также возможна утечка данных, но вы этого избежите, если обратитесь в фирму с хорошей репутацией. 

Стоимость услуг – еще один возможный минус. Но достаточно простого расчета и сравнения – сколько стоят услуги бухгалтерского аутсорсинга, и какую сумму придется потратить на содержание одного штатного бухгалтера, чтобы понять, подходит вам аутсорсинг или нет.

Важные моменты

Собираясь передать ведение бухгалтерии на аутсорс, собственник бизнеса должен помнить о том, что ответственность за ведение учета в любом случае лежит на генеральном директоре бизнеса. И не важно, занимается отчетностью штатный специалист, компания или фрилансер.

Но отношения с бухгалтерской компанией закреплены юридически, так как вы всегда подписываете договор. Это не снимает с бизнеса ответственности за точность отчетности, но позволяет привлечь компанию, оказавшую некачественные услуги, к ответственности. И даже взыскать с нее ущерб.

Если же нанимать штатного сотрудника, взыскать с него ущерб не получится. С фрилансера – тем более. Поэтому, выбирая, кому отдать отчетность на аутсорс, выбирайте солидные бухгалтерские компании, которые дорожат своей репутацией, страхуют профессиональную ответственность, работают по договору. Так вам будет спокойнее.

Есть еще несколько моментов, которые нужно учитывать:

1. Бухгалтерские фирмы, оказывающие услуги аутсорсинга, работают по отработанной, налаженной и четкой схеме. Во многом процессы автоматизированы, все виды работ ведутся по строгим регламентам. Это удобно, позволяет избежать ошибок, но уменьшает «гибкость» работы. Поэтому если  у вашего бизнеса есть какие-то специфические требования к учету, аутсорсинговые услуги – не ваш вариант. Просто потому что вам не смогут их предоставить. 
2. Многие фирмы специализируются на ведении конкретных типов организаций. Кто-то работает со сложным учетом, кто-то сотрудничает с «упрощенцами», а кто-то обслуживает иностранные «дочерние» предприятия.
3. Возможны разные варианты организации работы специалистов, и это не только удаленная работа. Возможны и работы в офисе клиента, но под управлением бухгалтерской фирмы. Например, это удобно, если нужна обработка первичной документации.
4. Экспертная поддержка или консультирование – услуга, о которой заявляют все бухгалтерские аутсорсеры. Но не всегда оказывают на должном уровне. Поэтому при выборе бухгалтерской организации поговорите с ее экспертами, и если они компетентно отвечают на вопросы, показывают примеры своих информационных рассылок (и это н просто новости, а действительно экспертные материалы), с такой фирмой можно сотрудничать.
5. Взаимоотношения с бухгалтерской фирмой должны быть абсолютно прозрачными – клиент должен иметь постоянный доступ к бухгалтерским базам, иметь возможность отслеживать выполнение задач и так далее.

Итоги

Аутсорсинг бухгалтерских услуг – это универсальное решение, которое подходит владельцам и малого, и крупного бизнеса. И если взвесить все плюсы и минусы, выбрать надежную бухгалтерскую фирму, можно забыть о многих проблемах, связанных с поиском, наймом сотрудников, внедрением новых технологий в процессы учета, неквалифицированным решением тех или иных задач. А главное – можно освободить ресурсы организации для более важных дел.