С развитием технологий кроме понятия финансовых появилось еще и определение ИТ-активов. Это такой же ресурс компании, влияющий на стратегию развития, качество услуг и требующий постоянного контроля и аудита.
Что такое ИТ-активы
Ответить на вопрос что такое ИТ-активы можно просто – это все, что связано с цифровизацией предприятия:
- материальными – это оборудование, от ноутбука, сервера до принтера и телефона, как части общей цифровой инфраструктуры;
- нематериальными – это любое программное обеспечение и процессы его разработки, адаптации под запросы компании, внедрения, поддержки, модернизации.
И первые, и вторые требуют значительных инвестиций, их можно поставить на учет, сдать в аренду или списать. И если в случае с техникой все понятно – чем новее ноутбук, тем продуктивнее работа сотрудников. То оценить эффект от вложения в дополнительное ПО в части усовершенствования автоматизации бизнес-процессов намного сложнее. И вот как раз для таких случаев и разработаны специальные решения.
ITSM
ITSM (IT Service Management) – это комплексный подход к предоставлению цифровых услуг. От разработки, установки, модернизации и сопровождения ПО до обучения персонала предприятия. То есть все, что обычно включают в расширенный тариф поставщики программного продукта.
Из преимуществ – снижение расходов на оплату услуг по обслуживанию ПО. Отслеживание количества запросов об ошибках с формированием отчета.
Плюс еще и в том, что персонал – от бухгалтера, до сотрудника колл-центра сможет самостоятельно направлять уведомления об ошибках или находить решения для из отладки в Базе знаний. Что снижает нагрузку уже на ИТ-департамент компании.
ITAM
ITAM (IT Asset Management) – это система управления. Ее цель – оценка эффективности программных продуктов, физических активов в течение всего жизненного цикла от внедрения до списания, контроль за их использованием. Если проще, то ITAM обеспечивает финансовый, физический и юридический учет. Который помогает:
- снизить затраты на закупку ПО;
- понять как, кем и насколько эффективно продукт используется;
- снизить нагрузку на службы техподдержки, за счет упрощения алгоритма поиска ошибок в работе ПО;
- соблюдать юридические обязательства – по срокам лицензионных соглашений, договоров, например.
При объединении двух систем услуга-управление бизнес получает оптимизацию расходов за счет сокращения количества ПО, повышение продуктивности сотрудников. А также прозрачную систему контроля – физического, юридического, финансового. Если в цифрах, то интеграция услуга-контроль увеличивает средний индекс возврата инвестиций (окупаемость) до 131 % в год.
Когда нужно внедрение ITAM
Внедрение не принесет экономической пользы, если не определить первичную задачу. Она может быть глобальной, влияющей на развитие предприятия и входящей в его бизнес-стратегию. Или локальной – для упрощения ежедневной эксплуатации ПО.
Например, к первой можно отнести ситуацию, когда руководитель хочет посчитать размер инвестиций в программное обеспечение и их окупаемость. Или понять, какие аппаратные ресурсы уже есть, какие из них нужны, а какие можно списать. Ко второй – создание моделей учета, инвентаризации, плановой замены ноутбуков (серверов или мониторов) для сотрудников.
ИТ-активы – это часть внутренней цифровой инфраструктуры предприятия, которые влияют на результативность других процессов. И, как любые активы, нуждаются в постоянном контроле и оценке эффективности.