Стиль письма, который используется в профессиональной среде
Что такое деловое письмо?
Деловое письмо – это вид письменной речи, который используется в профессиональной среде. Это целенаправленное письменное произведение, которое доносит соответствующую информацию до читателя в ясной, сжатой и эффективной форме. Оно включает в себя предложения клиентов, отчеты, памятки, электронные письма и уведомления. Владение деловым письмом является важнейшим аспектом эффективной коммуникации на рабочем месте.
Резюме
- Деловое письмо – это целенаправленное письменное произведение, которое доносит соответствующую информацию до читателя в ясной, краткой и эффективной форме.
- Его можно разделить на четыре типа: обучающий, информационный, убеждающий и деловой.
- Ясность мысли, лаконичность, правильная грамматика и структура предложений, а также простой язык характеризуют эффективное деловое письмо.
Виды делового письма
Все виды делового письма можно разделить на четыре категории в зависимости от их целей, например:
1. Учебные
Бизнес-тексты с инструкциями являются направленными и предназначены для того, чтобы провести читателя по этапам выполнения задачи. К категории инструкций можно отнести руководство пользователя, а также памятку для всех сотрудников, в которой описывается способ выполнения определенной задачи в будущем.
2. Информационные
Информационное деловое письмо относится к точному и последовательному оформлению деловой информации. Оно содержит документы, необходимые для выполнения основных функций бизнеса, для отслеживания роста, составления планов и соблюдения юридических обязательств. Например, финансовые отчеты компании, протоколы собраний и, возможно, самое важное – написание отчетов.
3. Убедительность
Цель убедительного письма – произвести впечатление на читателя и повлиять на его решение. Оно содержит необходимую информацию, чтобы убедить его в том, что конкретный продукт, услуга, компания или отношения с ними имеют наилучшую ценность. Такой тип письма обычно ассоциируется с маркетингом и продажами. Сюда входят предложения, электронные письма о массовых продажах и пресс-релизы.
4. Деловые письма
Повседневное общение на рабочем месте относится к категории деловых писем. Основная часть такого общения осуществляется по электронной почте, но также включает официальные письма, бланки и счета-фактуры.
Принципы хорошего делового письма
1. Ясность цели
Прежде чем приступить к написанию делового документа, памятки или электронного письма, следует задуматься над двумя основными вопросами:
- Кто является читателем?
- Что я хочу донести до читателя посредством своего письма?
Ясность цели задает направление письму и развивает его тональность, структуру и плавность изложения.
2. Ясность мысли
Размышления во время написания, а не перед его началом, делают текст менее структурированным, запутанным и повторяющимся. Деловое письмо требует умения сокращать длинные, бессвязные предложения до кратких и ясных. Чтобы писать четко, нужно выделить то, что важно.
3. Передайте точную и актуальную информацию
Основная цель делового письма – передать ценную информацию. Неточное или не относящееся к делу содержание влияет на цель документа. Для эффективного делового письма информация должна быть ценной и полной.
4. Избегайте жаргона
Простой и лаконичный стиль изложения имеет большое значение для донесения идеи до читателя. Следует по возможности избегать высокопарного изложения, полного модных отраслевых словечек и сокращений. В противном случае читатель может не понять суть документа или потерять к нему интерес.
5. Прочитайте и доработайте
Чтение отрывков вслух после завершения может выявить недостатки и пробелы в аргументации. Рекомендуется приветствовать конструктивные отзывы коллег и вносить изменения в документ для улучшения.
6. Практика – это ключ к успеху
Навык делового письма может быть достигнут благодаря регулярной практике. Уделяя внимание словарному запасу, структуре предложений и стилю письма во время чтения, можно развить тот же инстинкт при изложении своих мыслей.
7. Будьте прямолинейны
Изложение сути отрывка в первых 150 словах – хорошая идея, когда речь заходит о деловой переписке. Это экономит время читателя и обостряет аргументацию.
8. Избегайте многословия
Если смысл можно передать тремя словами, не стоит растягивать его до пяти. Многословие не способствует тому, чтобы текст был интересным для читателя. Например, вместо того, чтобы написать “в статье используется больше слов, чем необходимо”, напишите “статья слишком многословна”.
9. Правильная грамматика и структура предложений
Хотя грамматическая ошибка может показаться непрофессиональной, хорошая грамматика отражает как внимание к деталям, так и навыки – качества, которые высоко ценятся в бизнесе.
Деловое письмо развивается со временем, так же как и грамматика и условности. Например, смайлики, если их использовать разумно, завоевывают популярность в деловом письме. Хороший автор должен быть в курсе условностей, чтобы отточить свое мастерство.
10. Легко сканируется
Руководители компаний ценят документы, которые могут передать суть с первого взгляда. Деловые документы можно дополнить нумерованными или маркированными списками, четкими заголовками, краткими абзацами и разумным выделением ключевых слов жирным шрифтом.
