При совершении расчетов по импортно-экспортным контрактам есть много узкоспециализированных документов. Без которых ни один груз невозможно ввезти на территорию и вывезти за пределы границ России. И инвойс (invoice) – один из них, что это узнаем в статье.
Что это и зачем нужен?
Этот документ применяется только в международной коммерческой практике предприятиями, ведущими ВЭД (исключение ЕАЭС) или частными лицами.
Он нужен для прохождения проверки на таможне, валютного контроля, объединяет функции накладной, подтверждает платежные обязательства покупателя перед продавцом.
По оформлению немного схож со счет-фактурой, но вторая форма нужна только для торговых операций внутри страны и для составления налоговой отчетности.
Возьмем пример – условная фирма заключила соглашение на поставку ткани зарубежной швейной компании. Обычный счет по утвержденному в РФ образцу пойдет в налоговую (вместе с другой документацией).
А инвойс уже будет включен в комплект бумаг таможенного контроля, а копия направлена иностранному контрагенту. Который будет использовать ее для внутренней бухгалтерской отчетности.
Также invoice нужен для получения оплаты услуг, тогда он выполняет функцию акта выполненных работ. Пример – команда программистов получила крупный заказ на разработку приложения, софта для иностранной компании. Чтобы получить деньги и подтвердить легальность перевода перед банком, заказ тоже нужно документально.
Что должно быть в инвойсе:
- сведения о сторонах соглашения – полные названия (в том числе для юридического статуса – не ООО, а общество с ограниченной ответственностью)
- адреса компаний (или ФИО, контакты, если речь о частном лице);
- название страны производства, отправки, пункта назначения;
- данные о продукции, технических параметрах (состав, назначение, объем в единицах измерения) или описание услуг, сроков выполнения.
К вопросу о том, что такое сумма инвойса. Это общая цена отправляемой партии в валюте, предусмотренной условиями договора поставки. Если валюта оплаты отличается, то отдельным пунктом прописывают дату и курс на день пересчета.
Виды
Здесь долго разбираться не придется, поскольку их всего два:
- Проформа – предварительный, дает общее представление о возможной цене партии готовой продукции или сырья. Не содержит требований по оплате, поэтому не является основанием для проведения расчетов.
Может изменяться во время согласования договора поставки. Например, клиент может уменьшить, увеличить объем партии, исключить или заменить один артикул на другой.
Проформа может выполнять функцию полноценной отчетной бумаги только при передаче груза на консигнацию, на уже полученный, но не оплаченный (по факту не проданный) товар или на вещи, передающиеся в качестве дара. То есть, в случаях, не предполагающих получение прибыли.
- Коммерческий – итоговая версия, включенная в пакет бумаг для таможенного контроля, подтверждает законность валютной операции для банка. Из нее можно узнать все об отправителе, получателе, грузе (назначение, материал из которого сделан, состав). А также общую сумму, на основании которых производят начисление платежей, пошлин, сборов.
Это официальная бумага, любые ошибки в которой затянут сроки таможенной очистки, повлекут дополнительные расходы для поставщика (возмещение неустойки клиенту).
А что с импортом
Если с экспортом все понятно, то что такое инвойс при покупке. Здесь все то же самое, только выставляет счет импортер. То есть, в графе “Отправитель” будут стоять реквизиты иностранного поставщика, а в поле “Получатель” – российского.
Правила заполнения те же, что по экспортным операциям и для компаний, и для частных лиц. Только по российскому законодательству вся документация должна представляться в комплекте с русскоязычным, юридически заверенным переводом.
Платеж по таким соглашением проводится в рублях (есть исключения), с конвертацией в валюту страны-поставщика по действующему курсу на день проведения транзакции.
Оформление
Унифицированной формы нет, поэтому вариантов составления несколько – по образцу экспортера (импортера) или в табличном, текстовом формате. Можно даже написать от руки, а после сделать копии – обычно это 5-6 штук, имеющих равнозначную с оригиналом юридическую силу.
Язык заполнения – чаще английский, либо другой, заранее оговоренный в контракте. Иногда используют двуязычный формат, когда страница разбивается на 2 колонки – в одной информация на языке экспортера, во второй – перевод для получателя.
Что входит в инвойс, кроме номера и даты составления:
- Название, юридические адреса, контакты контрагентов – отправителя, клиента или посредника (если предусмотрено пунктом соглашения между сторонами).
- Реквизиты финансового учреждения исполнителя платежа – банка, который будет проводит оплату.
- Данные о стране ввоза, вывоза, производства – если производитель и поставщик из разных стран, эту информацию тоже прописывают.
- Сведения о контракте – номер, дата заключения.
- Порядок выполнения обязательств поставки по международным правилам Инкотермс, исключающих двойственность толкования формулировок.
- Сумма сделки, сроки выплаты по обязательствам, с указанием банковских реквизитов, ответственность за неисполнение договора (размер пени, неустойки).
- Номер транспортной накладной – для отслеживания перемещения отправления.
- Справочное описание товара – чем подробнее будет, тем быстрее партия пройдет таможенный контроль.
Поскольку точных регламентов нет, то параметры вносят в свободной форме. Но без сокращений и с использованием утвержденных международных названий, если речь идет о технически сложных механизмах, химической продукции (удобрения, реактивы), лекарствах.
В описании прописывают вес, количество, классификацию, код ТН ВЭД (не для всех), артикул. Тип упаковки (коробки, мешки, пакеты), сведения, относящиеся к температурному режиму, условиям хранения.
Для одежды дополнительно указывают назначение (мужская, детская, женская), тип ткани, плетения. Если экспортируются образцы, то делают сноску “не для продажи”.
Для сопровождения сделок по экспорту биологического материала, кроме описания вносят информацию о его происхождении, температурных требованиях, сроках хранения, перевозки. Указывают сведения о разрешительной документации.
Есть специальные требования и для других категорий грузов, поэтому и при подготовке, и при получении документации от поставщика, нужно внимательно проверять все данные.
Если подвести итог, то invoice необходим для получения платежей по экспортным, импортным сделкам для предприятий и частных лиц. Он объединяет функции накладной, платежного обязательства и акта выполненных работ. Может быть приложением к контракту или заменять его.