Навык владения PowerPoint находится в топ-3 скиллов при приёме на работу IT-специалистов, аналитиков, руководителей проектов, UX-исследователей, маркетологов, BIM-менеджеров, специалистов SAP, аналитиков мобильных приложений и многих других специалистов. Удалённый формат работы сделал презентации одним из главных инструментов взаимодействия между руководством и подчинёнными или различными отделами одной и той же компании. Поэтому умение создавать красивые и грамотные презентации просто незаменимо в наши дни.
Что нужно учитывать
Многие спикеры при ее создании стараются сделать упор на красоту слайдов, ценность информации, хотят «втиснуть» все полезные мысли в один слайд или одну короткую презентацию. Это в корне неверно.
Красивые профессиональные презентации должны быть лаконичны и ориентированы на аудиторию. Когда вы создаёте презентацию с нуля, никогда не начинайте с подбора сотни красивых картинок в тему, сначала ответьте на некоторые ключевые вопросы:
- Для кого мы выступаем? Аудитория разбирается в теме или нужно начать с расшифровки ключевых понятий? Аудитория заинтересована в теме или зрителей придётся «цеплять» шутками, интересными примерами и сравнениями?
- Формируем требования для будущего проекта. Сколько времени отведено для вашего выступления? Для двухминутной презентации будет достаточно 5-7 слайдов, а для 40-минутной можно подобрать более 50. Какие технические требования к выступлению? Какие тезисы должны быть отражены обязательно, а от каких можно отказаться в пользу основной темы? Чего ждут слушатели от вашей презентации? Постановки проблемы для её совместного решения или, наоборот, готовых решений в кризисной ситуации?
- Сформулируйте тему или дескриптор доклада. Это поможет выбросить всю лишнюю информацию. Нужно кратко и ясно ответить на вопрос: «Чем доклад может помочь слушателям?»
- Задайте цель. Чего вы хотите добиться от слушателей? Сделать вклад в вашу компанию, устроиться на работу в качестве сотрудника, записаться на курсы, показать ваши ораторские и аналитические способности и т.д. От этого также будет зависеть ToV вашего доклада, так что не ленитесь анализировать цель.
После подробного анализа и ответа на вопросы тезисы доклада и сопутствующая им информация сформируется сама собой, вам останется только подобрать к ним соответствующие слайды.
Для кого полезно
Умение быстро и качественно, без потерь времени и многократных доработок создать качественную и информативную презентацию нужно многим категориям людей, начиная от студентов и школьников, заканчивая руководителями крупных компаний, PR-менеджерами и вообще менеджерами любого звена. Почему?
- Из всех людей 60% лучше воспринимают информацию визуально, поэтому если вы хотите донести информацию до большей части публики – привяжите текст к изображению, и эта информация гарантированно останется в головах аудитории.
- Она позволяет максимально упростить подаваемую информацию, сделать её наглядной даже для людей, не знакомых с вашим проектом. При этом смена слайдов помогает удерживать и привлекать внимание аудитории к подаваемой информации.
- Позволяет донести ваши мысли в удобном формате: яркий текст, графики, схемы, модели, фото, списки.
- Можно поделиться опытом и упорядочить собственные знания, задать новые цели, найти ответы на актуальные вопросы – визуальная презентация подходит для любых целей.
- Если презентация выложена на сайте компании, то поисковые системы индексируют её, как обычную информацию, и это тоже повышает трафик и релевантность сайта.
- Визуальная информация позволяет спикеру взаимодействовать с аудиторией, получать от неё обратную связь в виде вопросов или подтверждения, что информация понята правильно.
- Имея навык, можно оформить портфолио или коммерческое предложение в виде презентации и отправить потенциальным клиентам. Это увеличит ваши шансы на продажу товаров и услуг.
- В работе можно запечатлеть удачный новый опыт работы или схему действия, которое принесло успех. Наглядность упростит донесение информации до коллег, начальства или тех, с кем вы хотели бы поделиться успехами.
- Идеальны подборки слайдов с информацией для обучения новичков, мозг обрабатывает текстовую и визуальную информацию параллельно и ускоряет её усвоение.
- В качестве инструмента убеждения презентация просто идеальна: она позволяет отследить логику рассуждений, управлять вниманием аудитории, сосредотачивая его на ключевых вопросах, показывает, что человек хорошо разбирается в данной теме.
- Подготовка к презентации помогает лучше запомнить текст не только аудитории, но и самому выступающему. Увидев слайд, вы быстро вспомните, о чём думали и какой аспект темы хотели раскрыть при подготовке именно этого слайда.
- Иллюстрациями можно выражать любые мысли: от серьёзных научных данных до шуток и метафор, что также способствует быстрому и полному усвоению информации.
В конце концов, навык быстро и качественно создавать презентации можно добавить в своё резюме или даже зарабатывать на этом, делая презентации для других людей.
Основные советы
Базовая программа для быстрого создания презентаций – PowerPoint, её знают даже школьники, но есть много онлайн сервисов, позволяющих создавать оригинальные дизайны на основе готовых шаблонов. Вам не придётся ничего придумывать самостоятельно, просто выбрать красивые картинки из базы и наполнить их собственной информацией.
Вот несколько действенных советов, как научиться делать красивые презентации:
Не забывайте структурировать содержание. Как и у школьного сочинения, у хорошей презентации есть введение, основная мысль, заключение. Вот примерная структура сильной презентации:
- Проблема, её истоки, история, актуальность. После этого, при необходимости, неплохо было бы спросить у аудитории, все ли понимают, о чём идёт речь и все ли согласны с такими предпосылками.
- Тема и цель презентации: что происходит сейчас (в компании, бизнесе, отрасли, мире), хорошо это или плохо.
- Идея предложения: что вы можете предложить клиентам, как это изменит их жизнь к лучшему, какие сферы деятельности или жизни затронет.
- Разбираете действия по шагам, чтобы люди понимали, что есть чёткий план достижения поставленной цели, и он уже проработан.
- Подведение итогов и призыв к действию: вот почему вы должны нанять меня на работу, купить наш продукт, изменить стратегию продаж и т.д.
Вовлекайте зрителя в действие, пусть он станет участником событий, которые происходят в презентации. Такой приём поможет людям прочувствовать проблему, стать причастным, понять, что многое зависит именно от них. Для этого подойдут метафоры и сравнения, которые близки большинству людей, примеры и кейсы из опыта компаний-конкурентов, сторителлинг.
Не забывайте о модульной сетке. Людям тяжело воспринимать информацию, когда слайд перегружен картинками и надписями. Специалисты советуют делить визуально слайд на 3 части по горизонтали и 5 по вертикали, у вас получится 8 якорных точек на пересечении этих линий. Вот здесь и должна быть ключевая информация, а не в углу или внизу слайда, туда люди смотрят в последнюю очередь.
Соблюдайте умеренность в шрифтах и цветах. Аляповатость, слишком крупный, кричащий шрифт контрастного цвета, цветовой шум, сочетание разных шрифтов – от этого можно отказаться сразу. Вся презентация должна быть подчинена единому шаблону, быть привлекательной, но умеренной по яркости.
Картинки, фото, слайды, иконки должны быть качественными и в тему. Не стоит добавлять картинку ради картинки, лучше поместить информацию на белом листе. Иконки должны быть одного стиля и размера, а постановочных фото желательно избегать вовсе, если они не предусмотрены контекстом.
Визуализируйте грамотно. Все незначительные данные, сетки и подписи лучше убрать с изображения. Постарайтесь использовать целые числа, везде, где это возможно. Откажитесь от 3D-графики, она усложняет процесс восприятия. Используйте единый стиль оформления для всех карточек.
Определитесь со стилем презентации. Их всего два. Самодостаточную презентацию зрители могут изучить самостоятельно, её можно отправить в мессенджер или e-mail, она требует минимум комментариев.
Презентация для выступления, наоборот, содержит минимум информации и отражает только ключевые моменты речи. Для неё обязательно нужен лектор с развёрнутой информацией по теме. Не путайте первое и второе.
Примеры красивых профессиональных презентаций
Уже готовые профессиональные презентации, сделанные в PowerPoint, примеры и шаблоны можно найти на различных сайтах. Тематика и цели могут быть какими угодно:
- сетевое оборудование для Wi-Fi интернета в авто;
- поставщик рыбы и морепродуктов;
- производитель керамзитобетонных блоков нового поколения;
- группа охранных предприятий;
- студия лазерной эпиляции;
- опытный застройщик жилых и коммерческих объектов;
- кленовый сироп.
Необязательно заказывать собственную презентацию за деньги, можно посмотреть, как это сделали другие и создать собственные шаблоны и маркетинговые ходы. Обладая навыком создания презентаций, вы будете тратить на это минимум времени, но всегда получите отличный результат.
Итоги
Навык создания презентаций в PowerPoint, Figma или онлайн сервисах незаменим, если вы работаете в менеджменте, рекламе, аналитике, разработке приложений или любой IT-сфере. Освоить его можно за короткий период времени, а служить вам с пользой он будет всю оставшуюся жизнь, даже если вы внезапно решите сменить сферу деятельности.