Процесс “расчеты с кредиторами”
Как отразить платежи в бухгалтерском учете?
Учет платежей в бухгалтерском учете в противном случае может называться “кредиторской задолженностью”, что означает общую сумму, которую данная компания должна компаниям или поставщикам за товары или услуги. Кроме того, остаток кредиторской задолженности отражается в бухгалтерском балансе, в частности в разделе “Текущие обязательства”, и включает в себя все счета, подлежащие оплате.
Например, компания, которая только что приобрела канцелярские товары у компании В и получила счет-фактуру на сумму 500 долларов, должна внести эту сумму в бухгалтерскую книгу своей кредиторской задолженности и оплатить ее в установленный срок или раньше, чтобы улучшить свой денежный поток и избежать штрафных санкций за просрочку платежа.
Соотношение кредиторской задолженности и просроченных платежей. дебиторская задолженность
Кредиторская и дебиторская задолженность – это бухгалтерские концепции, используемые в бухгалтерском учете по методу начисления для учета операций, когда денежные средства не обмениваются. Кредиторская задолженность учитывается компанией, когда она приобретает товары и услуги в кредит и будет производить оплату в будущем периоде. Кредиторская задолженность считается текущими обязательствами компании.
С дебиторской задолженностью все обстоит наоборот, поскольку компания регистрирует продажу своих товаров или услуг другой стороне, но еще не получила никаких средств. Дебиторская задолженность считается текущими активами регистрирующей компании.
Пример того, как отразить платеж в бухгалтерии
Допустим, компания Bags Unlimited продала 100 нейлоновых мешков компании B, и обе компании договорились об определенной дате оплаты. Bags Unlimited отправляет счет-фактуру и указывает дату оплаты – 15 декабря, как было согласовано обеими сторонами. Она регистрирует транзакцию как дебиторскую задолженность, в то время как компания B регистрирует ее как кредиторскую задолженность.
Является ли кредиторская задолженность дебетом или кредитом?
Приведенный выше вопрос несколько сбивает с толку из-за терминологии, используемой в бухгалтерском учете. Например, кредиторская задолженность считается долгом компании, поскольку она связана с покупкой товаров в кредит. Однако при двойной записи увеличение кредиторской задолженности всегда отражается как кредит.
Кредиторское сальдо в составе кредиторской задолженности представляет собой общую сумму, которую компания должна своим поставщикам. После получения счета-фактуры сумма задолженности регистрируется, что, следовательно, увеличивает кредиторское сальдо.
Когда счет оплачен, сумма записывается как дебет счета кредиторской задолженности, что приводит к уменьшению кредитового баланса. Чем выше кредиторская задолженность, тем выше ее кредитовое сальдо, а чем ниже кредиторская задолженность, тем меньше кредитовое сальдо.
Процесс расчета кредиторской задолженности
Процесс расчета с кредиторами выглядит несложной задачей, но он требует очень тщательного изучения счетов-фактур, поскольку малейшие ошибки могут привести к огромным убыткам для компании. Фактически, всем компаниям, особенно крупным и давно работающим, необходимо внедрить автоматизированную систему расчетов с кредиторами, чтобы обеспечить точное выполнение следующего процесса.
1. Получение счета-фактуры
Первым шагом является получение счета-фактуры, что может быть сделано с помощью различных каналов, таких как электронная почта, факс или курьер.
2. Отправка нужному лицу
Поскольку оно может прийти просто по почте или на электронный адрес компании, его необходимо переслать соответствующему лицу, которым может быть бухгалтер, менеджер, счетовод или специалист по расчетам с кредиторами, если есть такая должность.
3. Ввод реквизитов
Как только счет попадает в руки нужного лица, данные о нем заносятся в файл, такой как электронная таблица или система бухгалтерского учета, который сохраняется.
4. Утверждение счетов-фактур
Утверждение счетов-фактур очень важно. В идеале, перед осуществлением платежей, каждый счет-фактура должен пройти тщательную проверку, чтобы убедиться, что все счета действительны и авторизованы. На самом деле, существуют различные моменты, которые необходимо проверить особо, в том числе:
- Предварительное одобрение расходов или заказа на покупку, оформленного компанией
- Поступление приобретенных товаров до того, как должна быть произведена оплата
- Особенность счета-фактуры
- Контракты и соглашения с поставщиками
5. Выдача чеков
После выполнения всех действий и проверки счета-фактуры бухгалтер формирует чеки и указывает сумму, подлежащую оплате по каждому чеку. Они запечатываются в конверты, помечаются соответствующими адресами и отправляются предполагаемым получателям.
Описанные выше действия выполняются в системе расчетов с кредиторами вручную. Поскольку это очень утомительный и трудоемкий процесс с высокой вероятностью ошибок, настоятельно рекомендуется использовать автоматизированную систему.
Характеристики хорошо отлаженной системы расчетов с кредиторами
Тщательная обработка расчетов с кредиторами приводит к составлению точных финансовых отчетов, которые в конечном итоге приводят к успеху компании. Хорошо отлаженная система расчетов с кредиторами обладает следующими характеристиками.
- Законные счета-фактуры обрабатываются не только точно, но и своевременно.
- Счета-фактуры регистрируются на правильных счетах.
- Необработанные расходы корректируются.
