Наличные на мелкие или непредвиденные расходы
Что такое мелкие денежные средства?
Мелкая наличность – это небольшая сумма твердой валюты, которую предприятия держат под рукой для оплаты разных и неожиданных покупок, таких как командные обеды, торты на день рождения или офисные закуски. Мелкие денежные средства обычно представляют собой относительно небольшую сумму и группируются с общим денежным счетом в балансе в разделе “Текущие активы”.
Очевидно, что компании не хотят, чтобы большое количество наличных денег просто лежало в офисе. Суммы варьируются в зависимости от компании, но могут составлять от 50 до 500 долларов. Эта сумма обычно расходуется в течение месяца или двух и пополняется при необходимости.
Как часть наличных средств компании, на ее расчетный счет переводится небольшая сумма наличности, которая обналичивается по чеку и передается хранителю валюты и монет. В этой транзакции нет никаких расходов. Если деньги из фонда используются для покрытия расходов, хранитель использует кассовые чеки или ваучеры для замены этих денежных средств. Когда фонд пополняется, расходы отражаются в главной книге.
Процесс сверки
Необходимо периодически проводить сверку кассового фонда для обеспечения правильности баланса средств. При сверке остатков средств конечный остаток или оставшиеся денежные средства в кассе и все расходы по поступлению должны быть равны первоначальному балансу, который обычно переносится с предыдущего отчетного периода. При необходимости фонд может быть пополнен до утвержденной суммы.
Система внутреннего контроля
Независимо от того, насколько велик баланс, компаниям важно создать хорошую систему внутреннего контроля, которая отслеживает все поступления и оттоки наличности со счета мелких денежных средств. Например, любой, кому требуются такие наличные, должен быть обязан указать свое имя, дату, время, конкретную сумму и описание транзакции.
Все эти данные обычно заполняются с помощью кассового чека на мелкие расходы. Эти бланки бывают разных форм, но, как правило, требуют схожей информации. Лучший способ контролировать счет – назначить ответственного за это человека в офисе.
