Ключевой показатель эффективности в управлении отчислениями
Что такое Непогашенный вычет за несколько дней (DDO)?
Дни непогашенных вычетов (DDO) – это ключевая метрика или показатель эффективности в управлении вычетами, который используется для демонстрации того, насколько эффективно компания справляется с вычетами. Это количество дней, которое потребуется специалистам по работе с дебиторской задолженностью для урегулирования непогашенных вычетов. Для расчета DDO сумма открытых вычетов делится на среднее значение вычетов, произведенных за определенный период времени.
Со временем споры с клиентами обычно становится все труднее отслеживать, расследовать и разрешать. Это может привести к отчислениям от клиентов, что может привести к потере значительной части доходов и снижению прибыли.
Для некоторых компаний утечка доходов может достигать миллионов долларов в год. Именно поэтому DDO так важна. Он рассчитывает, насколько хорошо или насколько плохо компания может урегулировать свои открытые вычеты. Затем команда по управлению вычетами может принять необходимые меры для улучшения ситуации.
Резюме
- Дни неоплаченных вычетов (DDO) – это ключевая метрика или показатель эффективности в управлении вычетами, который используется для демонстрации того, насколько эффективно компания управляет вычетами.
- Вычеты клиентов обычно представляют собой скрытую прибыль и утечку доходов.
- DDO можно сократить с помощью ряда методов, таких как внедрение электронного документооборота, ведение центрального хранилища данных, использование детекторов достоверности, автоматическая переписка и т.д.
Как интерпретировать просроченные дни удержания
Более низкий показатель DDO всегда желателен, поскольку он показывает, что команда управления отчислениями эффективно справляется с открытыми вычетами в оптимальные сроки. В отличие от этого, более высокий показатель DDO указывает на то, что процесс урегулирования вычетов неэффективен и нуждается в большей оптимизации.
Более высокий объем неразрешенных вычетов также является признаком пробелов в кодировании вычетов, сотрудничестве, исследованиях и разрешении споров. Организация с большим количеством неразрешенных вычетов будет убыточной.
Причины более высокого DDO
1. Плохая внутренняя коммуникация
Если обмен данными между внутренними подразделениями является недостаточным, то отслеживание отчислений становится затруднительным. Неадекватная документация по сделкам усугубляет ситуацию, что увеличивает время на урегулирование вычетов.
Некоторые вычеты могут не быть подтверждены и оставаться открытыми из-за отсутствия документации. Чтобы избежать такой проблемы, организации следует создать центральное хранилище документов, чтобы упростить поиск документов и расчетных ведомостей, связанных с вычетами.
2. Несоответствия при выставлении счетов
Клиент может недоплатить из-за того, что сумма, указанная в его копии счета, неверна. В таких случаях команда по вычетам не должна преследовать клиентов. Чтобы избежать подобных проблем, команда по выставлению счетов должна поддерживать надлежащую внутреннюю координацию с командой по вычетам.
3. Недостаточный контроль качества
Если отделы логистики и контроля соответствия не проводят надлежащий контроль качества, это может привести к отсутствию документации. Отсутствие документов, таких как транспортные накладные, подтверждение доставки и коносамент, может привести к тому, что клиенты будут предъявлять претензии в связи с ущербом, недостачей и некачественной продукцией. В результате сумма вычетов останется в силе.
Из-за любых несоответствий со стороны отделов логистики и комплаенс-контроля команде по вычетам будет очень сложно решить вопрос с открытыми вычетами. Необходимо проводить регулярные проверки качества.
Лучшие практики для сокращения DDO
Ниже приведены некоторые из наиболее эффективных способов существенного сокращения DDO:
1. Ведение центрального хранилища данных
Резервные документы для вычетов, такие как коносамент, товарно-транспортные накладные, документы, подтверждающие доставку, и товаросопроводительные документы, должны храниться в едином источнике, чтобы специалистам по вычетам и другим группам было проще находить необходимую им информацию. Наличие центрального хранилища данных также помогает упростить внутреннее сотрудничество.
2. Использование предиктора достоверности дедукции и трекера
Аналитикам обычно требуется много времени, чтобы отделить недействительные вычеты от действительных. Используя предиктор достоверности вычетов, можно автоматически проверять правильность вычетов.
3. Внедрение электронного документооборота
Стандартизированный рабочий процесс может улучшить прозрачность внутренней коммуникации между командой управления отчислениями и другими командами. Благодаря электронному рабочему процессу отпадает необходимость в случайных электронных письмах между внутренними командами при управлении заказами.
4. Автоматизация кодирования причин
Команда по вычетам обычно тратит много времени на сопоставление внутренних кодов причин и кодов причин, связанных с клиентами. Автоматизировав весь процесс, команда по вычетам сможет уделить достаточно времени анализу вычетов.
5. Автоматическое соответствие
Автоматическую переписку можно осуществлять путем создания предопределенных шаблонов для различных сценариев обмена электронными письмами. Это может помочь упростить общение. Это также позволяет аналитикам сосредоточиться на более важных задачах, таких как анализ выводов и принятие важных решений.
