Оптимизация цикла продаж и сбора платежей

Также известный как цикл учета доходов, дебиторской задолженности и поступлений (RRR)

Каков цикл продаж и сбора средств?

Цикл продаж и инкассации, также известный как цикл учета выручки, дебиторской задолженности и поступлений (RRR), состоит из различных классов операций. Классы операций “Продажи” и “поступления” представляют собой типичные записи журнала, которые дебетуют дебиторскую задолженность и кредитуют выручку от продаж, а также дебетуют кассовую и кредитовую дебиторскую задолженность соответственно. Это записи о продажах и получении наличных при продаже.

Кроме того, в цикле продаж и инкассации существуют другие классы операций, которые включают возврат средств от продаж и резервы (дебетовые резервы от продаж, кредитовая дебиторская задолженность), списание безнадежной дебиторской задолженности (дебетовый резерв по сомнительным счетам, кредитовая дебиторская задолженность) и расходы по безнадежным долгам (дебетовые расходы по безнадежным долгам и кредитный резерв для сомнительных счетов). Здесь мы сосредоточимся на наиболее распространенных записях в журнале.

Важные бизнес-функции и связанные с ними документы

Хотя многие компании придерживаются различных внутренних процессов и используют больше электронных методов, приведенная ниже блок-схема представляет собой типичный бизнес-процесс в цикле продаж и инкассации.

Процесс обычно начинается, когда клиент обращается в компанию и оформляет заказ на покупку. Отдел продаж получает документ и готовит заказ на продажу, который затем отправляется в кредитный отдел для проверки кредитоспособности. Помните, что продавцы не будут проводить проверку кредитоспособности, поскольку их должность продавца может повлиять на их предвзятость при принятии решений о кредитовании клиентов. Такое разделение называется разделением обязанностей.

Как только кредитный отдел одобряет клиента и заказ, заказ на продажу отправляется в отдел доставки, который формирует отгрузочный документ, также называемый коносаментом или транспортной накладной. Затем утвержденный заказ на продажу и отгрузочный документ отправляются специалисту по расчетам с дебиторами, который затем формирует счет-фактуру и вносит необходимые записи в журнал.

Наконец, после получения наличных от клиента бухгалтерия или казначейство регистрирует поступление наличных и дебетует остаток по счетам дебиторской задолженности.

Внутренний контроль за операциями, относящимися к классу продаж

Помните, что для различных классов операций существует пять применимых утверждений: отсечение, классификация, полнота, наличие и точность. Внутренний контроль, связанный с утверждением о наличии, заключается в том, что каждая транзакция продажи подтверждается необходимыми документами, такими как утвержденный заказ на продажу, документы на отгрузку и счет-фактура.

Другие меры внутреннего контроля компании включают в себя требование получения разрешения на продажу товаров новым клиентам, рассылку ежемесячных отчетов клиентам, независимое рассмотрение полученных жалоб и анализ отчетов об исключениях, которые включают крупные или необычные сделки купли-продажи.

С точки зрения проверки полноты, товаросопроводительные документы обычно предварительно последовательно нумеруются, чтобы можно было надлежащим образом учесть любую повторяющуюся транзакцию или пропущенную транзакцию. Проверка того, действительно ли произошла транзакция продажи, обычно требует обратной проверки. Это означает, что аудитор сначала просмотрит финансовую отчетность/бухгалтерскую книгу и проследит продажу до ее первичных документов, чтобы убедиться в их подлинности.

Проверка полноты, однако, проводится в обратном порядке. Аудитор начнет с первичных документов и подтвердит, все ли транзакции полностью отражены в бухгалтерской книге.

Внутренний контроль кассовых поступлений

Некоторые виды внутреннего контроля для класса кассовых поступлений включают разделение обязанностей между кассиром и бухгалтером, а также ежемесячные банковские сверки. Эти два элемента контроля в основном относятся к подтверждению наличия. С точки зрения обеспечения полноты, ежемесячные выписки клиентов являются надежным средством контроля, так же как и использование счетов-фактур на перевод денежных средств или предварительная опись наличных, а также сверка документов с платежными квитанциями.

Подтверждения в качестве проверки деталей балансов

Помните, что тесты по существу включают в себя аналитические процедуры по существу и проверку сведений об остатках. Аналитические процедуры включают анализ тенденций и коэффициентов, а в случае дебиторской задолженности обычно включают анализ показателей оборачиваемости дебиторской задолженности или количества дней продаж в дебиторской задолженности, а также их тенденций и взаимосвязи с отраслевыми показателями.

Проверка сведений об остатках по счетам дебиторской задолженности чаще всего является подтверждением. Они включают в себя письма-подтверждения, отправляемые клиентам для проверки правильности сальдо в бухгалтерской книге. Существует два типа подтверждений: положительное и отрицательное.

Положительно-отрицательное Введите тип B Просит клиента ответить, является ли баланс правильным, просит клиента указать сумму задолженности на определенную дату (т.е. заполнить пробел) Просит клиента ответить только в том случае, если клиент не согласен с указанной суммой в письме. Запрашивает у клиента ответ о том, является ли баланс правильным или нет Более распространенный подход, как правило, имеет более высокий процент откликов, доказательства более высокого качества, но, как правило, более низкий процент откликов, доказательства более низкого качества, чем положительные подтверждения