Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это процесс планирования и организации времени для эффективного применения ресурсов. Включает определение приоритетов, распределение времени на задачи и деятельности, управление прерываниями, а также контроль и оценку ситуации. Многие знают особенности тайм-менеджмента, что это и как работает, но не умеют применять методики на практике. Ниже приведем самые популярные техники на 2023 год.

Помидор

Методика управления временем, разработанная Франческо Чирилло. Основана на использовании таймера или секундомера для разделения времени на периоды активной работы и отдыха. Названа в честь таймера, который имел форму овоща.

Техника тайм-менеджмента «Помидор» работает по следующей схеме:

1. Установите таймер на 25 минут. Сосредотачиваетесь и работаете над одной конкретной целью без отвлечений или прерываний.
2. По истечении установленного периода сделайте перерыв в течение 5 минут. Отойдите от рабочего места, расслабьтесь или проведите небольшую физическую разминку.
3. После каждого цикла отметьте один пройденный “помидор”.
4. После четырех циклов перерыв до15-30 минут.

Техника помидора в тайм-менеджменте базируется на принципе пакетирования работы в небольшие периоды времени, чтобы повысить концентрацию и уменьшить вероятность отвлечений.

Матрица

Известная методика Дуайта Эйзенхауэра, 34-м президента США. Техника тайм-менеджмента «Матрица» упорядочивает цели в соответствии с важностью и срочностью. Помогает сосредоточиться на приоритетных делах.

Задачи классифицируются в одну из четырех категорий:

1. Важные и срочные. Требуют немедленного внимания, такие как срочные дедлайны, кризисные ситуации или неотложные проблемы. Делаются сразу.
2. Важные, но не срочные. Имеют значимость и влияние на достижение долгосрочных целей, но не требуют немедленной реакции. Планирование, стратегические размышления, развитие навыков и т. д.
3. Срочные, но не важные. Требуют быстрого решения, но почти не влияют на достижение целей. Это в основном прерывание, незапланированные встречи, некритические запросы и т. д. При использовании матрицы старайтесь минимизировать потраченное время.
4. Не срочные и не важные. Имеют небольшое значение и не приносят существенных результатов. Часто связаны с отвлечениями, развлечениями или несущественными делами.

С помощью этой техники тайм-менеджмента можно определить и установить приоритеты, сосредоточиться на выполнении важных дел, управлять срочными задачами, чтобы минимизировать кризисные ситуации и стресс.

Хронометраж

Техника хронометража в тайм-менеджменте — методика измерения и отслеживания времени, затраченного на выполнение. Помогает точно оценить период, требуемый для решения различных задач.

Базовые принципы:

1. Используйте таймеры, секундомеры или специализированные приложения для отслеживания. Записывайте время начала и окончания каждой задачи.
2. Классифицируйте цели и деятельности по типу, приоритету или проекту.
3. Проанализируйте, сколько времени потребовалось на выполнение.
4. Используйте полученные данные, чтобы лучше планировать задачи в будущем. Идентифицируйте цели, на которые тратите много времени.
5. Установите реалистичные сроки.
6. Учитывайте время, потраченное на прерывания и отвлечения.

Многие считают это лучшей техникой тайм-менеджмента, ведь она позволяет получить более точное представление о том, как используется время и где стоит оптимизировать процесс.

Смарт-тайм

SMART представляет собой подход к формулированию целей, помогает сделать их конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени.

Суть техники смарт-тайм в менеджменте в отношении целей и задач:

• четкая формулировка;
• возможность измерения, чтобы оценить прогресс и результат;
• реалистичность и достижимость;
• связь с общими целями;
• четкие сроки исполнения.

Применение методики позволяет точно определить, что именно сделать, поставить ясные сроки выполнения и измерить прогресс.

Недостатки техники смарт в тайм-менеджменте — отсутствие гибкости, ограниченность в оценке качества, слабая мотивация и вдохновление. Существует риск упустить связь с более важными и стратегическими целями.

Заточка карандаша

Техника заточки карандашей в тайм-менеджменте предусматривает сосредоточенность на планировании, расстановке приоритетов и оптимизации использования времени для достижения целей.

Инструкция по выполнению:

1. Создание расписания или плана дня.
2. Использование метода “Помидора”.
3. Делегирование работы другим людям.
4. Управление прерываниями, минимизация отвлечений на почту или социальные сети.
5. Регулярные перерывы для повышения эффективности работы.
6. Анализ использования времени.

Методика входит в 5 техник тайм-менеджмента, которые работают и дают результат.

Якорение

Помогает сосредоточиться на задаче или активности, улучшить концентрацию и повысить продуктивность. Основана на использовании визуальных, звуковых или физических сигналов для связывания определенных действий или состояний с временем или задачей.

Принципы техники якорения в тайм-менеджменте:

1. Выберите конкретный сигнал или действие, которое служит якорем времени, например, звук.
2. Свяжите якорь с задачей или активностью.
3. Включите специальную музыку для активации.
4. Сопровождайте процесс определенным ритуалом, который сигнализирует мозгу о начале выполнения.
5. Повторяйте использование якоря вместе с задачей или активностью, чтобы укрепить ассоциацию и установить психологическую связь.

Погружение

Техника погружения в тайм-менеджменте — метод, который помогает достичь состояния полного погружения и концентрации. Базируется на принципе, что глубокая концентрация на задаче может улучшить продуктивность, качество работы и чувство удовлетворенности от выполненной работы.

Базовые принципы:

1. Убедитесь, что рабочее пространство свободно от отвлечений и возможных источников прерываний.
2. Определите конкретные и четкие цели для задачи или проекта.
3. Разделите цель на маленькие шаги. Это помогает оставаться сфокусированным и обеспечить постепенное продвижение в выполнении.
4. Установите время, в течение которого будете полностью погружены в задачу.
5. Используйте техники «Помидора».
6. Постарайтесь погрузиться в выполнение задачи, полностью сфокусируйтесь на ней. Будьте внимательны к деталям: мыслям и эмоциям.
7. Практикуйте регулярно.

Scrum

Много вопросов касается того, в чем смысл техники тайм-менеджмента Scrum. Это итеративный и гибкий метод управления проектами, который используется в разработке ПО и иных областях. Основан на принципах гибкого управления, включает планирование, координацию и управление работой команды.

Суть:

• разделение проекта на небольшие итерации, называемые спринтами — от 1 до 4 недель;
• планирование и определение задач, которые будут выполнены в течение спринта;
• проведение коротких ежедневных встреч, где каждый член команды обновляет других о прогрессе, проблемах и планах на день;
• оценка прогресса и проведение ретроспективы, чтобы идентифицировать сильные и слабые стороны.

Главный фокус Scrum — доставка рабочего и ценного продукта на протяжении каждого спринта, повышение эффективности работы команды.

Швейцарский сыр

Техника швейцарского сыра в тайм-менеджменте предусматривает распределение дел по интересу. Сначала выполняется крупная задача. Важно спланировать дальнейшие шаги, а после и по списку приступить к выполнению. При этом важность не имеет значения. Такой подход обеспечивает меньшее напряжение и повышение эффективности.

Принципы:

• каждое действие должно быть легким;
• не возвращайтесь к сделанным делам;
• не придерживайтесь плана;
• делайте также другие дела;
• исключите переутомление.

Рассмотренные методы и техники тайм-менеджмента работают и доказали эффективность. Остается выбрать вариант, который подходит, и использовать его для оптимизации времени.

Деривативы: виды и назначение

89 вопросов, которые зададут вам на собеседовании в J.P. Morgan