Содержание статьи
Специалист, перед которым стоит множество задач, должен решать их вовремя, спокойно контролировать ситуацию. В описаниях к вакансиям, появляются требование «умение работать в режиме многозадачности», «умение управлять рабочим временем». Работодателю интересен результат труда, а не время, которое сотрудник провел на работе.
В этой статье рассмотрены основные техники и шаги тайм-менеджмента, которые пригодятся специалистам по финансам.
Основные техники тайм-менеджмента
- Техника помидора
Принцип заключается в следующем: определить задачу, приступить к ее выполнению, поставив таймер на 25 минут. Работать, не отвлекаясь, пока таймер не прозвенит, после чего перерыв на 5 минут и после перерыва установить таймер на 25 минут.
После каждого 4 периода работы сделать длинный перерыв, 20-25 минут. Суть в том, что пока таймер не отсчитает указанное время, не отвлекаться от работы, а потом можно на короткий промежуток отложить работу и спокойно отдыхать в течение выбранного времени отдыха. Таким образом постоянно чередовать работу и отдых и избегаеть переутомления.
2. Съесть лягушку
Бывают в жизни дела, требующие совсем немного времени, но неприятные. Позвонить недружелюбному клиенту; попросить шефа о повышении зарплаты и т.п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками».
«Лягушки» часто подолгу откладываются и грозят перерасти в большие неприятности. Обидно получается: задача, требовавшая пяти минут, откладывалась неделями и поэтому переросла в проблему, на решение которой придется тратить много часов [1].
У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день со съедения одной «лягушки», весь день ходите бодрый.
3. Матрица Эйзенхауэра
Эта простая схема, созданная генералом, а позже, президентом США Дуайтом Эйзенхауэром. Следует разделить задачи и цели по этим категориям, и сосредоточиться на главных задачах. Схема проста и позволяет наглядно увидеть сколько времени тратиться на решение той или иной задачи.
4. Принцип Парето
Метод гласит – что небольшая доля усилий, обеспечивает выполнение большей доли результата.
Для тайм-менеджмента, принцип Парето, сформулирован так – 20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата.
К примеру, необходимо найти информацию в книге. Согласно принципу Парето, 80% нужной информации находятся в 20% объема текста просто прочитав нужные страницы, можно сэкономить 80% времени.
5. Метод «АБВГД»
Метод «АБВГД» представляет собой способ расстановки задач по приоритетности. Работает он просто. Для начала, необходимо составить перечень того, что нужно сделать в течение дня. После этого расставить буквы А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом перечня.
Задача типа «А» определяется как имеющая приоритетное значение. Задачи типа «А» представляют собой зрелых «лягушек».
Если стоит более чем одна задача типа «А», их оценивают по приоритетности, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми предстоит управиться.
Задача типа «Б» определяется как та, которую следует выполнить, последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Никогда не следует приступать к задаче типа «Б», пока остается незавершенной задача типа «А».
Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы хорошо сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.
Задача типа «Г» оценивается как работа, которую можно поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит что нужно поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А».
Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность.
6. Пирамида Франклина
Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – американский политический деятель, он обладал фантастической работоспособностью и уникальной целеустремленности. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:
- Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Это то, что человек хочет оставить после себя на Земле, более просто – жизненные ценности это вектор движения к своей мечте.
2. Далее идут глобальные цели: кем хочет стать человек в этой жизни и чему посвятить себя.
3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.
4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.
5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще его корректировать, тем эффективнее будет работа.
6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день
7. Хронометраж
Хронометраж – техника по учету времени, которая может быть сложной в осуществлении, но все сложности с лихвой компенсируются результатом. Задача — записывать все дела и время, затраченное на них в течение дня, в идеале в течение недели или дольше.
Так выявляются “пожиратели времени”. Хронометраж – это самый точный ответ на вопрос, как научиться планировать свое время [2].
Планирование времени – важное качество современного человека, оно будет очень полезно на работе. Специалисты, владеющие техниками тайм-менеджмента, будут более ценны для работодателя, чем специалист не обладающие такими навыками.
Техники тайм-менеджмента не универсальны, поэтому, главное выбрать для себя определенную технику тайм-менеджмента и следовать ей.
Источники:
[1] Архангельский, Г. А. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать / Архангельский, Г. А. – Москва: «Манн, Иванов и Фербер», 2014. – 260 с.
[2] https://bosshunt.ru/tajm-menedzhment-luchshie-metody-upravleniya-vremenem/