Также известен как цикл закупок, кредиторской задолженности и платежей (PPP).
Что такое цикл приобретения и оплаты?
Цикл приобретения и оплаты (также называемый циклом PPP (Purchases, Payables, and Payments)) состоит в основном из двух классов операций. Первый класс – это класс приобретения. Типичная журнальная проводка для этого класса операций – дебет инвентаризации или расход и кредит кредиторской задолженности. Утверждение о классификации очень важно в этом сценарии, поскольку существует множество возможных дебетовых записей, которые могут соответствовать этой журнальной записи.
Второй класс операций в цикле приобретения и оплаты – это класс денежных выплат. Типичная журнальная запись для этого класса – это просто дебет кредиторской задолженности и кредит денежных средств. В целом, этот цикл в основном состоит из создания кредиторской задолженности и ее погашения за счет денежных средств.
Типичные бизнес-функции и важные документы
Хотя многие компании придерживаются различных внутренних процессов и используют электронные методы, следующая блок-схема представляет собой типичный бизнес-процесс в цикле приобретения и оплаты.
Процесс обычно начинается с заявки на покупку, которую составляет сотрудник компании. Заявка на покупку – это документ, в котором описывается необходимый товар и его количество. Затем этот документ направляется в отдел закупок, который формирует заказ на поставку. В заказе на покупку указывается продукт, который необходимо приобрести, количество, которое необходимо заказать, и цена, которую компания готова заплатить.
Как правило, сотрудникам разрешается покупать товары только из списка утвержденных поставщиков. После того как заказанные товары получены следующим отделом, компания оформляет отчет о получении. Отчет должен быть сверен с заказом на покупку и отправляется в отдел кредиторской задолженности в бухгалтерии. Здесь сотрудник сверяет полученные товары со счетом-фактурой поставщика, после чего регистрируется проводка по кредиторской задолженности. Наконец, платеж обрабатывается казначейством, и денежные средства фактически выплачиваются.
Общая методология аудиторских циклов
При проведении аудита циклов в различных компаниях обычно используется следующий подход:
- Понять организацию и ее окружение
- Для каждого цикла определите существующие средства внутреннего контроля
- Оценить риск средств контроля и риск существенных искажений
- Оцените анализ затрат и выгод, связанных с тестированием средств контроля и применением комбинированного подхода к аудиту по сравнению с подходом, основанным исключительно на проверке по существу
Важные средства внутреннего контроля при приобретении и расходовании средств
Помните, что для классов операций существует пять применимых утверждений: отсечение, классификация, полнота, возникновение и точность.
Внутренний контроль, относящийся к утверждению о возникновении, заключается в том, что каждая покупка сопровождается необходимыми подтверждающими документами, такими как заявка на покупку, заказ на поставку, отчет о получении и счет-фактура поставщика. Без таких документов покупка не может “произойти” и, следовательно, не должна была быть зарегистрирована. Другие средства контроля включают утверждение заказов на покупку вышестоящими сотрудниками, аннулирование документов после того, как операция была зарегистрирована/учтена, и утверждение любых изменений в списке поставщиков.
Что касается утверждения о полноте, то заказы на поставку и отчеты о получении обычно предварительно нумеруются и учитываются. Если номер был записан дважды или в списке не хватает номера, выяснить проблему будет несложно.
Наконец, что касается утверждения о классификации, то некоторые средства контроля включают в себя надлежащее утверждение руководителем записей в журналах, надлежащий список/схему счетов с описанием каждого из них и сравнение остатков с заложенными в бюджет суммами. Что касается денежных выплат, то важными элементами контроля являются разделение обязанностей и частая сверка банковских счетов.
Роль аудитора
Основные аналитические процедуры обычно представляют собой анализ тенденций и соотношений в сравнении с отраслевыми данными, данными за предыдущий год и ожидаемыми результатами. Основные аналитические процедуры обычно являются достаточными и уместными в качестве аудиторских доказательств, поскольку суммы не являются значительными и очень часто включают относительно незначительные остатки, такие как общие и административные расходы.
Однако в отношении более сложных вопросов бухгалтерского учета, таких как юридические расходы, расходы на ремонт, техническое обслуживание и аренду, например, аудиторы захотят получить больше гарантий и провести тесты деталей остатков.