Что такое управление проектами

В условиях рыночной конкуренции побеждает тот, кто умеет быстро реагировать на изменяющуюся ситуацию и профессионально справляться с возникающими проблемами. Организацией эффективной работы занимается проджект-менеджер. Разберемся, что такое управление проектами, а также как специалист в этой области может повысить прибыль компании.

Что собой представляет процесс управления проектом

Для начала, стоит понять, что такое проект и что собой представляет процесс управления проектом.

Целью любого проекта – новый товар или услуга. Управление проектом – организация работы таким образом, чтобы все запланированное было выполнено в срок с установленными требованиями. Чтобы добиться успеха в этом деле, менеджеру необходимо обладать:

• базовыми знаниями по профилю компании;
• навыками управленца и организатора;
• умением распределять время, вести учет финансовых расходов.

Проектный менеджмент – инструмент, помогающий выявлять задачи, которые наиболее значимы для развития компании, и работать на результат.

Проджект-менеджер:

• контролирует бюджет;
• делит поставленную задачу на части, направляет работу команды, а также контролирует выполнение каждого модуля;
• следит за дедлайнами.

Задача проджект-менеджера: быстрее и с меньшими затратами достигать поставленных целей.

Какие методы управления проектами существуют

Какие методы управления проектами выбирать, решают менеджеры после получения задания.

Классический или каскадный

Линейный подход: работа разбивается на несколько простых этапов, которые команда выполняет последовательно. Этот метод подходит для крупных задач, на разработку которых уходит много времени.

В большинстве случаев работа ведется по следующему алгоритму:

• получение технического задания;
• создание плана;
• внедрение;
• испытание;
• доработка недостатков;
• повторное внедрение.

Минус этой методики – невозможность корректировки в процессе, поэтому его не используют там, где много подпроектов.

Гибкий

В этом методе два направления. Первое – Scrum. Работа делится на короткие промежутки по 2-4 недели. После завершения каждого этапа составляется план на следующий, поэтому вносят поправки, если обстоятельства изменились. Такой принцип работы хорош для малого, а также среднего бизнеса, подходит для стартапов.

Второе – Kanban. При выборе этого варианта управление фиксируется не на временных рамках, а на задачах. Вся работа разбивается на задачи, которые можно выполнять в любой последовательности.

Минус обоих вариантов – отсутствие четкого плана, даже точные даты завершения отдельных модулей не устанавливаются.

Скоростной

Особенность этой системы управления в том, что пользователи пользуются незавершенным продуктом. Цель – получить отзывы, сделать выводы и исправить ошибки. Подходит для отраслей, в которых можно создать минимально жизнеспособный продукт и получить обратную связь от пользователей.

Критического управления

Подходит для крупных программ. На первом этапе специалисты прописывают все необходимые для запуска продукта мероприятия, определяют длительность, а также последовательность всех задач. В работе выделяются задачи и направления, которые выполняются одновременно, а какие нужно решать последовательно.

Что включает в себя управление проектами

Что нужно для управления проектами? В систему действий входят следующие мероприятия:

• постановка задачи, формирование требований и пожеланий;
• сбор команды, организация коммуникаций между всеми включенными в работу сторонами;
• установка ограничений: дедлайнов, качества, бюджета, ресурсов;
• общение с командой, выяснение пожеланий, возможностей, ожиданий, коррекция планов в соответствии с полученной информацией.

Эти действия делятся на отдельные этапы:

• Старт. Определяются цели деятельности, собирается команда для их исполнения.
• Планирование. Основная и самая значимая часть, в процессе тщательно прописываются все действия, создается график, в котором указываются дедлайны для каждой из задач. Составляется список ресурсов, которые потребуются при реализации. В то же время необходимо оставить возможность корректировок в процессе, поскольку не исключено появление новых вводных и нюансов.
• Выполнение, а также контроль. При правильной организации работы этот этап чередуется с планированием. После выполнения, проверки одного цикла в план вносят соответствующие корректировки, затем ставится следующая задача.
• Завершение. Выполняется контрольная проверка достижений и осуществляется запуск.

В работе и после необходимо сохранять все первоначальные данные, а также использованные регламенты и инструкции. Это позволит новым работникам, если они войдут в рабочую группу в процессе работы, разобраться с тем, что было сделано ранее.

Система управления проектами: что это и зачем она нужна

Разрабатывать планы, управлять их реализацией помогает комплекс специальных инструментов. Система управления проектами (сокращенно СУП) – это набор методик и приложений, которые облегчают, а также помогают повысить эффективность управления. В этот набор включено специальное ПО, используемое для планирования и контроля.

 СУП необходима, чтобы все сотрудники понимали, как именно нужно решать текущие задачи. Специальные программы позволяют автоматизировать рутинные части работы, что не только сокращает трудоемкость, но и снижает количество ошибок, возникающих за счет человеческого фактора.

 Основные функции применяемых программ:

• Планирование. Программа создает шаблон плана, в который по мере возникновения вносятся изменения и корректировки.
• Анализ. Без анализа уже реализованных задач невозможно двигаться вперед, поскольку прошлые ошибки нельзя будет учесть и исправить.
• Учет. Как правило, в любой организации есть ограничения по ресурсам, и их нужно контролировать и грамотно распределять.

При работе используются различные виды программ для решения задач в определенных областях, но нередко используется универсальная интегрированная программа, с которой работает проектный менеджер для принятия решений.

Где учиться проектному менеджменту и стоит ли

Проджект-менеджеры требуются самым разным компаниям, такой специалист необходим строительным организациям, рекламным бюро, торговым фирмам, но все же данная должность больше характерна для IT-сектора.

Чтобы работать проектным менеджером, требуются базовые технические знания. «Кодить» можно и не уметь, но вот говорить с программистами на одном с ними языке необходимо. Кроме того, необходимо:

• разбираться в теории управления проектами;
• научиться выбирать подходящую методологию;
• уметь настраивать каналы коммуникации;
• владеть техниками тайм-менеджмента и обладать управленческими навыками.

Будет полезным знание английского языка для чтения профильных статей и возможной работы с иностранными компаниями.

Для устройства на должность проджект-менеджера, как правило, требуется высшее образование. Базовым образованием может быть техническое, общественно-гуманитарное направление. Получить специфические знания и навыки можно на профильных курсах, в том числе и работающих онлайн. На курсах слушатели получают структурированную информацию и практические навыки, которые будут нужны в последующей деятельности.

Самозанятый или ИП

Что такое Power BI