КУРС

DATA SCIENCE ACADEMY

Отчеты и аналитика – главные инструменты для развития бизнеса, идет речь о маркетинговой стратегии или о планировании закупок. Но создание отчетов и их изучение занимает слишком много времени, тем более, нужно и визуализировать сухие цифры, для наглядности – так проще анализировать информацию. И компания Microsoft разработала продукт, облегчающий составление отчетов – Power BI. Ниже мы подробно рассмотрим, что такое Power BI и как работать с программой.

Описание инструментов сервиса

Сервис представляет собой платформу для аналитики и составления отчетов. Система состоит из трех сервисов, каждый из которых имеет свой интерфейс и выполняет определенные функции:

  1. Power Query (редактор запросов). Обеспечивает подключение к различным базам данных, работу с информацией, ее преобразование в удобную форму (сводная таблица, Excel и так далее).
  2. Power Pivot. Надстройка разработана для работы с большими таблицами Excel.
  3. Power View. Простой и удобный инструмент для создания графиков, диаграмм и другой визуализации.

Для еще большего удобства сервис включает в себя Desktop версию, службу и мобильное приложение – работать можно с любого устройства, а полученные отчеты хранить в облаке, настроив доступ для тех сотрудников, которые будут просматривать документы или работать с ними. О том, как использовать Power BI, каковы ее возможности – читайте ниже.

Что делает Power BI

Если говорить о том, что делает Power BI, то программа позволяет создавать полные отчеты, дополненные графиками, диаграммами и другими элементами визуализации. Ее используют как для создания индивидуальных, внутренних отчетов в компании, так и для разработки бизнес-планов, презентаций для партнеров. Также инструменты платформы используют для создания отчетов в групповых проектах, что сокращает время на их реализацию – вместо работы с десятками документов и самостоятельного сведения информации из разных источников сотрудники могут заниматься более важными процессами.

При этом с инструментами и надстройками программы могут работать даже те, кто не является профессионалом в работе с базами данных. Да, потребуется небольшое обучение, но примерно в том же объеме, что и обучение работе с Excel или Power Point.

Что позволяет делать Power BI

Что позволяет делать Power BI? Быстро и эффективно работать с различными данными, причем подключить можно более 70 источников. Среди них – Excel, файлы txt, базы данных SQL и так далее. Благодаря инструментам сервиса, намного легче собирать данные из нескольких несвязанных источников и создавать из них целостный отчет, с графиками и диаграммами.

Таким образом, составление отчета или анализ данных, их визуализация занимают намного меньше времени. Его можно подключить к локальным или облачным базам данных, доступ к результатам обеспечивается для всех, кому это необходимо – если сохранить отчет в облаке. Это удобно, так как коллеги смогут вносить свои изменения в документ онлайн, по мере изменения данных. И сразу же оценивать результат проделанной работы.

Как установить программу на ПК или ноутбук

В первую очередь нужно установить Desktop версию программы. Ее можно скачать непосредственно с официального сайта Microsoft или в магазине Microsoft Store. На сайте для скачивания программы достаточно перейти по ссылке и нажать «Скачать». В магазине нужно найти продукт, выбрать его и нажать «Установить».

Рекомендуется скачивать программу именно из магазина, так как в этом случае вы получаете автоматические обновления, определение языка пользования, меньшее количество загрузок при обновлении. Кроме того, версия из магазина дает возможность развертывания программы для любого количества пользователей.

После того, как вы нажали кнопку «Скачать», на компьютер загружается установочный пакет .exe. Его установка автоматическая, начинается сразу после загрузки, не требует особых усилий со стороны пользователя. Все процессы максимально упрощены, и в том, как установить Power BI, нет ничего сложного – с работой справится обычный пользователь.

Как обновить Power BI? Если вы скачивали приложение из магазина, его обновление будет автоматическим, поэтому будет достаточно нажать «Обновить» в диалоговом окне – когда выйдет очередное обновление и сообщение об этом появится на панели задач.

Если вы скачивали программу с сайта, для обновления нужно будет зайти на сайт, найти ссылку на скачивание обновленной версии и нажать «Скачать». Процесс установки автоматический.

Как зарегистрироваться в сервисе

Программа предоставляется бесплатно (за исключением версий Pro и Premium). Для регистрации необходим адрес электронной почты, но это должна быть рабочая электронная почта, зарегистрированная в Microsoft.

Для регистрации программы и получения бесплатной лицензии нужно зайти официальную страницу программы и нажать «Начать бесплатно». После этого на вашу почту придет ссылка на приложение, отчет или панель мониторинга платформы.

Далее необходимо войти в приложение со своей учетной записи и нажать «Начать».

Таким образом, в том, как зарегистрироваться в Power BI, тоже нет сложностей. Главное, чтобы у пользователя была учетная запись в Microsoft. А она обязательно есть, если компания использует лицензированные продукты корпорации.

КУРС

DATA SCIENCE ACADEMY

Как пользоваться программой

Итак, вы установили программу. Теперь вопрос: как включить Power BI и что с ней делать дальше? Для начала запустите приложение – появится экран приветствия. На нем отображаются последние отчеты и другие данные, но так как вы работаете с нуля, экран приветствия можно закрыть.

Откроется рабочее окно. Прежде чем приступить к работе, вам нужно подключиться к данным, поэтому на главной странице нужно выбрать меню «Получить данные», нажать «Дополнительно». Откроется окно «Получить данные» со списком возможных источников. Остается выбрать источник, подключиться к нему и подождать, пока сервис сформирует таблицу с информацией.

После этого можно формировать интерактивный отчет на основе полученных данных. Готовый отчет публикуется в службе Power BI – здесь пользователи могут дополнить документ визуализацией или информационными панелями, вносить другие изменения.

Если говорить о том, как работать в Power BI, то все процессы максимально упрощены. Если вы работаете с таблицами Excel, документами Word или презентациями Power Point, интерфейс программы будет вам знаком. И разобраться с функционалом, возможностями сервиса будет несложно. Но помните об алгоритме:

  • загрузка данных из выбранного источника;
  • формирование отчета;
  • выгрузка отчета в облако;
  • другие работы с документом.

Как сделать таблицу для отчета

Рассмотрим ключевой вопрос по Power BI: как пользоваться программой для создания таблицы. Предусмотрено, что таблица создается автоматически, при перемещении данных в раздел визуализации. Но в ряде случаев необходима ручная работа, поэтому рассмотрим, как сделать таблицу в Power BI:

  1. Войдите в сервис, откройте меню «Получить данные» и в нем – «Образцы». Далее выберите нужный образец, нажмите «Подключиться» и перейдите на информационную панель.
  2. Вам нужна левая панель навигации – здесь откройте меню «Рабочие области» и в нем – «Мои рабочие области».
  3. Далее откройте вкладку «Наборы данных». Здесь вы найдете и тот набор данных, который вы включили в первом пункте.
  4. Нажмите на символ «Создать отчет».
  5. откройте диспетчер редактирования, в нем нажмите на меню «Элемент», выберите раздел «Категория».
  6. Далее выбираете нужные для создания отчета категории.
  7. Нажмите на символ визуализации – программа создаст таблицу.
  8. При необходимости в таблице можно поменять местами значения – это делают в меню визуализации.

Последний шаг – прикрепление готовой таблицы к панели информации. Далее ее можно редактировать, форматировать, создавать в ней гистограммы.

КУРС

DATA SCIENCE ACADEMY