В условиях рыночной конкуренции побеждает тот, кто умеет быстро реагировать на изменяющуюся ситуацию и профессионально справляться с возникающими проблемами. Организацией эффективной работы занимается проджект-менеджер. Разберемся, что такое управление проектами, а также как специалист в этой области может повысить прибыль компании.
Что собой представляет процесс управления проектом
Для начала, стоит понять, что такое проект и что собой представляет процесс управления проектом.
Целью любого проекта – новый товар или услуга. Управление проектом – организация работы таким образом, чтобы все запланированное было выполнено в срок с установленными требованиями. Чтобы добиться успеха в этом деле, менеджеру необходимо обладать:
- базовыми знаниями по профилю компании;
- навыками управленца и организатора;
- умением распределять время, вести учет финансовых расходов.
Проектный менеджмент – инструмент, помогающий выявлять задачи, которые наиболее значимы для развития компании, и работать на результат.
Проджект-менеджер:
- контролирует бюджет;
- делит поставленную задачу на части, направляет работу команды, а также контролирует выполнение каждого модуля;
- следит за дедлайнами.
Задача проджект-менеджера: быстрее и с меньшими затратами достигать поставленных целей.
Какие методы управления проектами существуют
Какие методы управления проектами выбирать, решают менеджеры после получения задания.
Классический или каскадный
Линейный подход: работа разбивается на несколько простых этапов, которые команда выполняет последовательно. Этот метод подходит для крупных задач, на разработку которых уходит много времени.
В большинстве случаев работа ведется по следующему алгоритму:
- получение технического задания;
- создание плана;
- внедрение;
- испытание;
- доработка недостатков;
- повторное внедрение.
Минус этой методики – невозможность корректировки в процессе, поэтому его не используют там, где много подпроектов.
Гибкий
В этом методе два направления. Первое – Scrum. Работа делится на короткие промежутки по 2-4 недели. После завершения каждого этапа составляется план на следующий, поэтому вносят поправки, если обстоятельства изменились. Такой принцип работы хорош для малого, а также среднего бизнеса, подходит для стартапов.
Второе – Kanban. При выборе этого варианта управление фиксируется не на временных рамках, а на задачах. Вся работа разбивается на задачи, которые можно выполнять в любой последовательности.
Минус обоих вариантов – отсутствие четкого плана, даже точные даты завершения отдельных модулей не устанавливаются.
Скоростной
Особенность этой системы управления в том, что пользователи пользуются незавершенным продуктом. Цель – получить отзывы, сделать выводы и исправить ошибки. Подходит для отраслей, в которых можно создать минимально жизнеспособный продукт и получить обратную связь от пользователей.
Критического управления
Подходит для крупных программ. На первом этапе специалисты прописывают все необходимые для запуска продукта мероприятия, определяют длительность, а также последовательность всех задач. В работе выделяются задачи и направления, которые выполняются одновременно, а какие нужно решать последовательно.
Что включает в себя управление проектами
Что нужно для управления проектами? В систему действий входят следующие мероприятия:
- постановка задачи, формирование требований и пожеланий;
- сбор команды, организация коммуникаций между всеми включенными в работу сторонами;
- установка ограничений: дедлайнов, качества, бюджета, ресурсов;
- общение с командой, выяснение пожеланий, возможностей, ожиданий, коррекция планов в соответствии с полученной информацией.
Эти действия делятся на отдельные этапы:
- Старт. Определяются цели деятельности, собирается команда для их исполнения.
- Планирование. Основная и самая значимая часть, в процессе тщательно прописываются все действия, создается график, в котором указываются дедлайны для каждой из задач. Составляется список ресурсов, которые потребуются при реализации. В то же время необходимо оставить возможность корректировок в процессе, поскольку не исключено появление новых вводных и нюансов.
- Выполнение, а также контроль. При правильной организации работы этот этап чередуется с планированием. После выполнения, проверки одного цикла в план вносят соответствующие корректировки, затем ставится следующая задача.
- Завершение. Выполняется контрольная проверка достижений и осуществляется запуск.
В работе и после необходимо сохранять все первоначальные данные, а также использованные регламенты и инструкции. Это позволит новым работникам, если они войдут в рабочую группу в процессе работы, разобраться с тем, что было сделано ранее.
Система управления проектами: что это и зачем она нужна
Разрабатывать планы, управлять их реализацией помогает комплекс специальных инструментов. Система управления проектами (сокращенно СУП) – это набор методик и приложений, которые облегчают, а также помогают повысить эффективность управления. В этот набор включено специальное ПО, используемое для планирования и контроля.
СУП необходима, чтобы все сотрудники понимали, как именно нужно решать текущие задачи. Специальные программы позволяют автоматизировать рутинные части работы, что не только сокращает трудоемкость, но и снижает количество ошибок, возникающих за счет человеческого фактора.
Основные функции применяемых программ:
- Планирование. Программа создает шаблон плана, в который по мере возникновения вносятся изменения и корректировки.
- Анализ. Без анализа уже реализованных задач невозможно двигаться вперед, поскольку прошлые ошибки нельзя будет учесть и исправить.
- Учет. Как правило, в любой организации есть ограничения по ресурсам, и их нужно контролировать и грамотно распределять.
При работе используются различные виды программ для решения задач в определенных областях, но нередко используется универсальная интегрированная программа, с которой работает проектный менеджер для принятия решений.
Где учиться проектному менеджменту и стоит ли
Проджект-менеджеры требуются самым разным компаниям, такой специалист необходим строительным организациям, рекламным бюро, торговым фирмам, но все же данная должность больше характерна для IT-сектора.
Чтобы работать проектным менеджером, требуются базовые технические знания. «Кодить» можно и не уметь, но вот говорить с программистами на одном с ними языке необходимо. Кроме того, необходимо:
- разбираться в теории управления проектами;
- научиться выбирать подходящую методологию;
- уметь настраивать каналы коммуникации;
- владеть техниками тайм-менеджмента и обладать управленческими навыками.
Будет полезным знание английского языка для чтения профильных статей и возможной работы с иностранными компаниями.
Для устройства на должность проджект-менеджера, как правило, требуется высшее образование. Базовым образованием может быть техническое, общественно-гуманитарное направление. Получить специфические знания и навыки можно на профильных курсах, в том числе и работающих онлайн. На курсах слушатели получают структурированную информацию и практические навыки, которые будут нужны в последующей деятельности.