Создавайте профессиональные деловые письма
Каков правильный формат делового письма?
Деловое письмо всегда должно соответствовать определенному формату и структуре, чтобы оно было воспринято как профессиональное и отвечающее стандартам. Хотя существует множество различных типов деловых писем, в этом руководстве мы рассмотрим подробный пример самого классического формата делового письма.
Обзор делового письма
В деловом мире письмо – это просто любой вид корреспонденции, отправляемой двумя сторонами. Оно может касаться любой темы и отправляться различными способами, такими как электронная почта, обычная переписка и доставка из рук в руки.
Тон, который вы изберете в письме, будет зависеть от того, кто является вашей аудиторией и какова цель общения. Иногда вам нужно быть более официальным, а в других случаях уместен более непринужденный тон.
Приведенный ниже пример – нейтральный тон и умеренный уровень официальности.
Структура делового письма
Ниже приведен пример того, как составляется и структурируется деловое письмо. Не стесняйтесь копировать и вставлять текст в свой собственный электронный адрес, документ Word или Google и обязательно тщательно настраивайте и вычитывайте его.
[Имя отправителя] [Название компании отправителя] [Почтовый адрес отправителя] [Город, штат/провинция отправителя и почтовый индекс] [Номер телефона и/или адрес электронной почты отправителя] [дата] [Имя получателя] [Название компании получателя] [Адрес получателя] [Город, штат/провинция и почтовый индекс получателя] [Номер телефона и/или адрес электронной почты получателя] [Тема письма] [Имя и отчество близкого человека], [Вступление – здесь вы объясняете цель письма, например, почему вы его пишете, чего вы надеетесь от него добиться, и любую другую важную информацию, которую вы хотите сообщить заранее. ] [Средняя часть – здесь вы подробно излагаете то, что изложили в первом абзаце. Таких абзацев может быть еще несколько, в зависимости от того, какой длины должно быть письмо] [Заключение – это место, где вы подводите итоги и суммируете изложенное. В этом абзаце может содержаться призыв к действию или следующие шаги. ] [С уважением], [Подпись] [Имя отправителя]Полный пример делового письма
Теперь, когда вы знакомы с форматом делового письма, давайте рассмотрим пример, содержащий реальную информацию.
Джон Браво
ABC Education Inc.
Улица 1234-123
Нью-Йорк, Нью-Йорк, 01218
21 мая 2018
Сара Джини
XYZ Company Inc.
Улица 6789-789
Нью-Йорк, Нью-Йорк, 04851
Обновлена частота выставления счетов
Уважаемая мисс Джини,
Я пишу вам, чтобы сообщить о нашей новой модели ценообразования, которая вступает в силу 1 февраля 2019 года. Первого февраля мы переходим с годового цикла выставления счетов на ежеквартальный, и в этом письме содержится важная информация, которая может повлиять на вашу организацию.
После проведения обширных исследований и получения отзывов от наших клиентов мы пришли к выводу, что большинство клиентов предпочитают ежеквартальный цикл выставления счетов, а не годовой. Чтобы наилучшим образом удовлетворить ваши потребности, мы решили предложить эту льготу, которая вступит в силу 1 февраля 2019 года.
Это письмо предназначено просто для того, чтобы уведомить вас о предстоящих изменениях, и в данный момент от вас не требуется никаких немедленных действий. Мы благодарим вас за то, что вы продолжаете сотрудничать.
Искренне,
Джон Браво