Совсем недавно, в конце 2020 года, в США были запущены Гугл таблицы в качестве бета-версии программы для совместного доступа к электронным таблицам. С тех пор приложение только набирает свою популярность, так как для взаимодействия с ним не нужно программное обеспечение или какая-либо платформа. Достаточно окна в браузере, а все изменения отражаются в режиме реального времени.
С чего начать работу
Разберёмся, как начать работать в гугл таблицах. После установки приложения на смартфон, настольный ПК или открытия аккаунта во вкладке браузера, приложение полностью готово к работе. Нажимаете знак «+» (создать новый документ), присваиваете ему имя и можно заполнять ячейки нужной информацией.
Что можно делать в созданном документе?
- Добавлять, удалять, заполнять, объединять ячейки, столбцы и строки.
- Смотреть историю изменений документа.
- Настроить совместный доступ для просмотра или редактирования таблицы.
- Удалить или восстановить страницу целиком.
- Изменить формат данных.
- Сделать условное форматирование.
- Создать диаграммы.
- Создавать комментарии и примечания.
- Создать сводные таблицы.
- Проверить корректность введенных данных.
Изучить все возможности утилиты за один день не получится, но процесс работы упрощает её простота и доступность на интуитивном уровне.
Отличия от Эксель
Если вы ещё не разобрались, как работать в гугл таблицах, но свободно владеете Excel, разобраться не составит большого труда. Горячие клавиши в программах отличаются, но в остальном все функции и возможности совпадают. Чем же отличаются Google Sheets от Excel?
- Google-таблицы предоставляют абсолютно бесплатный доступ к опциям приложения, платить за это ничего не нужно. Онлайн версия Excel платная.
- Microsoft Excel удобней для анализа и визуализации данных, в нём больше формул для работы, хотя база формул Google Sheets постоянно пополняется.
- Гугл-таблицы подходят для работы с любых устройств, в том числе со смартфонов и Macbook, в то время как Microsoft Excel ориентирован на пользователей Windows.
- Раньше макросы (подобие скрипта для выполнения простых операций в таблице) были только в Excel, но теперь их добавили и в Гугл-таблицы.
- В процессе работы в Microsoft Excel пользователь должен помнить, что нужно регулярно нажимать кнопку «Сохранить», иначе в случае системного сбоя или отключения электричества весь проделанный прогресс будет утерян, и работу придётся делать заново. В Google-таблицах сохранение происходит автоматически после внесения любых, даже незначительных, изменений, поэтому это приложение даёт возможность глубже сосредоточиться на процессе работы с табличными данными.
- Самое главное различие приложений: совместный доступ для одновременной работы с разных аккаунтов. В Excel такого режима нет, доступно лишь отслеживание изменений через вкладку «Рецензирование». А в Google таблице может работать целая команда, заполняя и изменяя её с разных устройств, все изменения происходят в режиме реального времени, поэтому для получения свежих данных достаточно просто обновлять страницу.
Основные элементы
В первой строке после названия документа располагается панель меню с разделами:
- файл;
- правка;
- вид;
- вставка;
- формат;
- данные;
- инструменты;
- справка.
Следующей строкой расположена панель инструментов, которая существенно упрощает работу с таблицами, позволяя:
- повторить или отменить последние действия;
- изменить масштаб, шрифт, размер шрифта, стиль текста;
- добавить заливку в ячейки или строки;
- изменить цвет шрифта;
- выбрать функции или режимы фильтрации;
- добавить комментарий или диаграмму;
- скопировать форматирование в другой документ;
- распечатать таблицу;
- изменить формат данных в ячейках или столбцах;
- настроить выравнивание текста.
Также есть опции для работы с каждым листом в отдельности, всегда можно:
- переименовать лист;
- создать его копию;
- изменить цвет;
- скрыть лист;
- защитить от редактирования;
- удалить лист полностью.
Как видите, базовые функции во многом совпадают с привычным Microsoft Excel, но есть и различия, поэтому прохождение небольшого или углубленного курса как работать в гугл таблицах или инструкция для начинающего будут полезны и сэкономят ваше время.
Что нужно знать
При работе с Google таблицами постоянно будут возникать вопросы: «Можно ли сделать это быстрее?», «Как сделать это ещё проще?», «Какие ещё возможности у меня есть?». Пока вы не освоите приложение в совершенстве, такие задачи будут помогать вам всё время узнавать новое о возможностях таблиц. Чтобы сэкономить ваше время, мы сделали подборку «горячих» клавиш, которые пригодятся на начальном этапе:
- стрелки влево, вправо, вверх, вниз позволят вам быстро перемещаться по полю без использования мыши;
- Ctrl + Home – возвращает в начало листа;
- Home – в начало текущей строки;
- Ctrl + C – копировать выделенную информацию;
- Ctrl + V – вставить;
- Ctrl + K – вставить ссылку;
- Ctrl + A – выделить всю информацию на листе;
- Ctrl + X – вырезать выделенную информацию;
- Ctrl + пробел – выделяет весь столбец;
- Shift + пробел – выделяет всю строку.
Полное руководство по горячим клавишам всегда можно посмотреть в приложении в выпадающем меню «Справки».
Есть ли курсы по работе в Google таблицах
Многие компании и обучающие онлайн журналы предлагают базовые и расширенные курсы по работе в Google Sheets. Можно даже найти уроки на Youtube, когда за 10-15 минут разбираются все основные опции для начала работы в таблицах. Но если вам нужен оптимальный курс со структурированной информацией, живыми примерами и «лайфхаками» от лучших, выбирайте sf.education. По окончании курса вы сможете быстро и уверенно работать в таблицах, составлять сводные таблицы для анализа данных из нескольких разных таблиц, освоите скрипты и макросы, которые существенно ускоряют рутинную и монотонную работу с массивами данных.
Итоги
Разобраться, как работать с Google таблицами, можно самостоятельно, просто это займет больше времени, так как опции и возможности приложения весьма обширны, несмотря на то, что оно в чём-то уступает классическому Excel. Готовый курс базового или расширенного владения Google Sheets позволит вам существенно сэкономить время и нервы, добавить новый пункт в резюме, быстро и уверенно вести электронный документооборот бизнеса или предприятия, реализовывать проекты любой сложности.