Или «Почему регулировать долг перед поставщиками не менее важно, чем собирать деньги с покупателей«.

За годы своей работы финансовым менеджером не было ни одной недели, чтобы я не разбирал вопросы, связанные со счетами, полученными от поставщиков товаров, работ и услуг.

Этот вопрос не будет отнимать у финансового менеджера много времени, если у фирмы нет проблем с ликвидностью и внимательностью представителей центров затрат.

Но даже в тепличных условиях финансовому менеджеру необходимо помнить о кредиторке и несложных правилах работы с ней.

Правила

  1. Счета надо оплачивать своевременно при прочих равных условиях. Финансовый менеджер получает документы на оплату от центров затрат. Чтобы избежать ситуации, когда центр затрат предоставляет документы со сроком оплаты «вчера», необходимо ввести KPI по срокам предоставления счетов на оплату. KPI может быть прописан в регламенте финансово-расчетных операций или в регламенте по работе с кредиторской задолженностью. Как правило, даже при самой суперской автоматизации казначейских функций, срок предоставления документов на оплату должен быть не менее трех рабочих дней до даты оплаты, предусмотренной договором.
  2. Самые неприятные моменты могут возникнуть с поставщиками, у которых есть рубильник: например, поставщик электроэнергии, поставщик услуг телефонной связи, интернет-провайдер. Для платежей подобным контрагентам можно реализовать схему оплаты с помощью платежных требований, которые можно удовлетворять акцептом или безакцептно. Такие поставщики вовремя будут выставлять платежные требования, финансовый менеджер будет их вовремя оплачивать. Это хорошая страховка при наличии слабой дисциплины по предоставлению документов на оплату у соответствующих центров затрат.
  3. Отсрочка оплаты или график оплаты по частям должны обязательно фиксироваться в ERP-системе с автоматической загрузкой в модуль платежного календаря. Таким образом расходная часть платежного календаря и бюджета движения денежных средств будет составляться автоматически, что позволит избежать ошибок и не потерять срок очередной оплаты по договору. При изменении условий договора и графика платежей данная информация будет автоматически загружаться в модуль платежного календаря. Автоматизируйте этот процесс.
  4. В традиционных системах бухгалтерского учета отсутствует возможность построения отчета о кредиторской задолженности в разбивке по срокам и с обозначением просрочки по платежам. Финансовому менеджеру надо закрыть этот вопрос с начала своей деятельности и прокачать соответствующий раздел, чтобы потом не проглядеть просрочку и не получить претензию от поставщика с начислением штрафов и пени.
  5. В стандартных бухгалтерских системах отчет по кредиторской отчетности строится только по фактической задолженности, то есть по принципу «Есть акт/накладная – есть задолженность фирмы, нет акта/накладной – нет задолженности фирмы». Но задолженность может быть и по графику платежей, и по готовности продукции у поставщика. Поэтому финансовому менеджеру необходимо настроить соответствующий модуль в ERP-системе, подгружающий информацию из договорного модуля, чтобы на пульсе держать информацию о суммах и сроках платежей по задолженности, которая с бухгалтерской точки зрения не является кредиторской.
  6. Проблемы с ликвидностью могут быть у каждой фирмы, и может настать момент, когда на оплату по графику может не хватить денег. У финансового менеджера есть разные варианты решения вопроса. Один из них – не прятаться от кредиторов и не скрывать от центра затрат возможную проблему с оплатой. Необходимо заранее, за несколько недель до даты оплаты, выйти на связь с поставщиком, написать ему официальное письмо и организовать переговоры о переносе срока платежа или рассрочке. Это могут быть сложные переговоры. Финансовый менеджер должен подготовить документы на разные сценарии развития. При самом неблагоприятном, когда поставщик отказывается в рассрочке и отсрочке, можно предложить поставщику увеличение цены. У финансового менеджера должны быть готовы расчеты, чтобы предложить конкретную цену. Если поставщик все-таки согласился на отсрочку, согласие должно быть оформлено дополнительным соглашением к договору о переносе срока оплаты. При усредненном варианте, когда поставщик не хочет переносить дату платежа, но готов на дробление платежа, у финансового менеджера должен быть готов календарный график отсрочки, который также необходимо оформить дополнительным соглашением. Хорошие неформальные отношения с поставщиками позволят безболезненно пережить кризис ликвидности.

Главное – не прятаться и вовремя выходить на переговоры.

Автор: Павел Онищенко, финансовый директор SF Education и эксперт курса «Финансовый Менеджер«.