Одним из самых недооцененных лайфхаков, мне кажется, воровство хороших идей из сферы бизнеса для использования в личной жизни. От успешного управления бизнесом зависит получение его владельцем серьезных денег, поэтому за период расцвета капитализма была придумана масса всяких дельных идей на предмет того, как этот процесс сделать более эффективным. Большинство из этих идей можно брать и с минимальными доработками успешно внедрять в управление своей жизнью.

Например, любой бизнес регулярно готовит финансовую отчетность: чем он владеет и кому должен, сколько было денег заработано за период и куда потрачено, как изменились финансовые коэффициенты, и т.д. Нормально функционировать без налаженной системы отчетности ни одно предприятие не может – это как пытаться управлять самолетом, у которого нет приборной панели. При этом, много ли вы знаете людей, которые готовят свою личную финансовую отчетность?

Я задумался над этим вопросом после того, как год проработал в аудиторской фирме, и более-менее разобрался в принципах ведения бизнесом бухгалтерского учета. И решил попробовать создать систему учета личных финансов, основанную на тех же правилах, которые применяются реальными компаниями. С тех пор я пользуюсь ей уже 10 лет и не собираюсь останавливаться – я считаю, что системное отслеживание важных показателей исключительно положительно влияет на способность их улучшать.

Почему я не советую вам следовать моему опыту

Моя жилка внутреннего задрота всегда толкает меня разбираться в тех вещах, которыми я интересуюсь, на максимальном уровне. Для большинства такой уровень погружения будет являться избыточным: вместо пользы получится отрицательный эффект – вся затея покажется скучной, излишне трудоемкой, и человек просто бросит ее на полпути.

Сам же я использую для личного учета монструозный перегруженный формулами Excel-файл. Основных причин тому несколько:

  • Я люблю постоянно добавлять к своему учету новые грани детализации и иметь возможность проводить любой интересующий меня анализ. Сторонние приложения на мой вкус недостаточно гибки и позволяют нормально работать только в заданных их создателями рамках.
  • Я хочу иметь полный контроль над своими данными. Будет очень печально, если через несколько лет использования приложения, авторы прекратят его поддержку – и данные либо пропадут, либо придется ломать голову над проблемой их миграции в какое-то новое приложение. А за архив моих экселек я спокоен – как они прослужили мне десять лет, так и еще десять без всяких проблем прослужат.
  • У меня профессиональная деформация аудитора с семилетним стажем – мне просто нравятся таблички в Excel. Да, такое бывает.

Если вы в душе тоже хоть немного задрот (или, еще хуже – бухгалтер), то можете на свой страх и риск скачать мой шаблон для личного финансового учета и попробовать освоить его использование. Сделать это будет непросто, т.к. я никогда не планировал распространять его на широкую публику, и заморачивался вопросами юзабилити и простоты эксплуатации лишь настолько, насколько это требовалось для моего личного пользования. Записаться на курс «Финансовый менеджмент«.

Но перед тем, как предаваться экстазу занесения циферок в Excel-таблицы на тысячу строк, вам придется прочесть краткое введение в теорию бухгалтерского учета для чайников. Заварите кружку горячего чая, и будьте готовы погрузиться в самое увлекательное (нет) путешествие в мир двойной записи и бухгалтерских проводок.

Из чего состоит бухучет?

Основу финансовой отчетности составляют два самых главных отчета – Бухгалтерский баланс и Отчет о прибылях и убытках.

Бухгалтерский баланс– это снимок вашего финансового положения на конкретную дату. Баланс состоит из двух вещей:

  • Активы – это либо деньги, либо то, что можно превратить в деньги. Сюда входит наличность, дебетовые банковские карты, банковские депозиты, инвестиции, дебиторская задолженность (когда кто-то должен вам), недвижимость и т.д.
  • Обязательства– это то, что требует оттока денег для погашения: банковские кредиты (включая ипотеку), кредитные карты, кредиторская задолженность (вы должны кому-то).

Если вычесть из активов человека его обязательства, то получатся чистые активы (или, по-другому, капитал) – по сути, это мера вашей текущей «стоимости». Основная задача управления личными финансами – чтобы капитал со временем рос, а не уменьшался (или не болтался на уровне нуля).

Второй отчет – Отчет о прибылях и убытках – показывает не снимок на дату, а финансовые результаты за какой-то период (обычно год, но можно рассматривать и помесячно). В нем отражаются:

  • Доходы – все, что увеличивает капитал (за счет увеличения активов или уменьшения обязательств).
  • Расходы – все, что уменьшает капитал (за счет снижения активов или увеличения обязательств).

Помимо двух основных отчетов настоящие бизнесы готовят еще два дополнительных, которые для личных финансов, на мой взгляд, не так важны. Это Отчет о движении денежных средств (он необходим, т.к. признание дохода не всегда совпадает с получением «живых» денег) и Отчет о движении капитала (представляет ценность при наличии операций с акционерами).

Свою отчетность в Excel я настроил таким образом, чтобы Баланс с остатками на начало года и на текущую дату, а также Отчет о прибылях и убытках (за год и помесячно) формировался автоматическим образом.

Два самых главных слова

Считается, что принцип двойной записи, на котором строится весь бухучет, придумал в XV веке итальянский монах Лука Пачоли. Идея заключается в том, что любая операция обязательно влияет одновременно на два из четырех компонентов бухучета (активы, обязательства, доходы или расходы).

Соответственно, чтобы зафиксировать результат денежной операции в бухучете («сделать проводку»), необходимо указать сумму операции и два счета, на которые она влияет. По традиции первый счет, который пишется слева, называют Дебетом, а второй – справа – Кредитом. Начинающему бухгалтеру придется запомнить, как Дебет и Кредит влияют на четыре основных компонента:

  1. Активы – растут по Дт, уменьшаются по Кт
  2. Обязательства – уменьшаются по Дт, растут по Кт (т.е. ведут себя обратным образом от активов)
  3. Доходы – уменьшаются по Дт, растут по Кт
  4. Расходы – растут по Дт, уменьшаются по Кт (обратным образом от доходов)

Исходя из этих правил формируется два основных типа проводок.

  1. Проводки, которые влияют только на баланс (затрагивают только активы или обязательства). При этом изменения капитала не происходит (т.е. не возникает доходов и расходов):
  • Дт Актив, Кт Актив – один актив меняется на другой. Например, вы сняли деньги с банковского вклада: Дт Наличность, Кт Депозит. Или дали в долг товарищу: Дт Дебиторская задолженность, Кт Наличность.
  • Дт Актив, Кт Обязательство – взяли деньги в долг (например, Дт Наличность, Кт Банковский кредит)
  • Дт Обязательство, Кт Актив – погасили долг (к примеру, Дт Кредиторская задолженность перед другом, Кт Наличность)

2. Проводки, которые вызывают изменение капитала – когда один счет относится к балансовым (актив или обязательство), а второй – к доходам или расходам:

  • Дт Актив, Кт Доход – признание дохода. Например, получена зарплата: Дт Банковская карта, Кт Зарплата (доход). Или начислены проценты на банковский вклад: Дт Депозит, Кт Процентный доход.
  • Дт Расход, Кт Актив – признание расхода. Например, покупка продуктов: Дт Расходы на продукты, Кт Банковская карта (или Наличность).
  • Дт Расход, Кт Обязательство – признание расхода, на этот раз в кредит. Например, та же покупка, но с кредитки: Дт Расходы на продукты, Кт Кредитная карта. Или начисление процентов по ипотеке: Дт Процентные расходы, Кт Ипотечный кредит.

Все, с теорией покончено. Осталось разобраться, как это применяется к шаблону финансовой отчетности в Excel. Записаться в Excel Academy.

Работа с файлом отчетности

Для начала работы с файлом нужно сделать две подготовительные вещи:

  1. Сформировать собственную систему счетов (названий активов и обязательств, доходов и расходов). В шаблон по умолчанию на листах Баланси Доходы и расходы забиты названия счетов, которыми пользуюсь я – вы же можете настроить их под себя. Как минимум, необходимо завести как отдельный счет каждую банковскую карту, депозит, кредит и т.д.
  2. Ввести на листе Баланс начальные остатки по всем активам и обязательствам (на текущий момент).

После этого все операции необходимо отражать проводками на листе Главная книга – просто вводите дату, сумму, копируете названия счетов в колонки Дебет и Кредит, и опционально добавляете комментарий. Баланс и Отчет о прибылях и убытках будут обновляться автоматически.

Обычно я заношу проводки в систему раз в несколько дней на основании данных интернет-банка. Раз в месяц смотрю на результаты месяца и отмечаю необычные отклонения. Но самая важная движуха происходит раз в год, когда я готовлю:

  • Итоговый годовой отчет – анализ изменений доходов и расходов по сравнению с прошлым годом (в совокупности и в разрезе категорий), сравнение фактических результатов с бюджетом, подготовленным в начале года.
  • Бюджет на следующий год – делаю прогноз по доходам и расходам, выставляю цели, прикидываю оптимальное распределение капитала по разным видам активов (чтобы обеспечить целевую доходность капитала при приемлемом риске).
  • Обновленный анализ динамики показателей за много лет (в номинальном выражении, и в реальном – с учетом инфляции) – практической пользы здесь немного, скорее просто интересно посмотреть и порадоваться «как мощны мои лапищи».
  • Обновленная модель прироста капитала на 10+ лет вперед – очень грубая прикидка исходя из примерных допущений по ожидаемой доходности капитала и динамике доходов/расходов. С реальностью в итоге не будет иметь ничего общего, но позволяет хотя бы прикидочно оценить ориентиры на предмет сроков достижения финансовой независимости.

Вот, собственно, и все. Вряд ли прочитанное окажется для вас сильно полезным, но надеюсь, что хотя бы показалось интересным (из разряда «вот как люди извращаются»). Подозреваю, что пользоваться подобной Excel-отчетностью смогут (и захотят) от силы человека три – и то, из бывших коллег-аудиторов. Но если кому-то пригодится – буду рад.

Оставить заявку на прохождение Финансовой Академии